Kancelář a škola

Třídění, sdílené tiskové fronty vs přímý tisk

Pokud tisknete kopie vícestránkových dokumentů přijde vám vhod volba třídění pro tisk úplných sad v sekvenčním pořadí stran.

Seřazování je z nějakého důvodu volitelné. Když tedy stisknete tisk, zkontrolujte, zda bylo v nabídce možností vybráno řazení. Volbu „Třídit“ (Collate) naleznete v nastaveních tisku buď v aplikaci nebo softwaru, který používáte, nebo na ovládacím panelu tiskárny.

Jak povolit nebo zakázat třídění

Povolení nebo zakázání řazení závisí na operačním systému vašeho klienta a softwaru vaší tiskárny. Obecně však otevřete nastavení tisku nebo dialogové okno tisku, najděte možnost třídění a zapněte nebo vypněte ji. Podrobnější pokyny naleznete v uživatelské příručce nebo na webu vaší tiskárny.

Proč seřazujeme tisk?

Seřazené tiskové úlohy šetří čas a poskytují pohodlí a přesnost. Je to zachránce pro pořádání vícestránkových dokumentů, jako jsou zprávy, prezentace, manuály a faktury. Tato funkce je volitelná, takže pokud nechcete třídit, jednoduše ji vypněte. Pokud je třídění pro vás důležité, tak se ujistěte, že je zapnuto v nastaveních tisku.                                                                                                                      

Sdílení tiskových front

Možná se shodneme v názoru, že v některých situacích může být sdílení nepohodlné. Proč tedy pracoviště používají sdílené tiskové fronty? Má to několik výhod.

 

Úspora místa a zdrojů

Nepotřebujete mít tiskárnu pro každý počítač, což snižuje nepořádek a spotřebu energie. Můžete také použít méně a efektivnější tiskárny, které zvládnou vyšší objemy a rychlosti.

Úspora peněz

Můžete ušetřit na nákladech na nákup a údržbu více tiskáren a spotřebního materiálu, jako je inkoust, toner a papír. Můžete také dohodnout lepší nabídky s dodavateli pro hromadné nákupy a smlouvy o službách.

Zlepšení produktivity a spolupráce

Čas čekání na tisk můžete zkrátit pomocí nastavení priorit a funkcí vyrovnávání zátěže. Můžete také povolit tisk BYOD, aby uživatelé mohli přistupovat k tiskárnám z různých míst a zařízení, jako jsou notebooky, tablety a chytré telefony.

Zvýšení bezpečnosti a souladu

Pomocí funkcí ověřování a autorizace můžete kontrolovat, kdo má přístup ke kterým tiskárnám a co může tisknout. Můžete také monitorovat a kontrolovat činnost tisku a používání pomocí nástrojů pro vytváření přehledů a analýzy. To vám může pomoci zabránit neoprávněnému tisku, chránit citlivá data a dodržovat předpisy.

Bezpečnostní aspekty přímého tisku

Přímý tisk se může zdát bezpečnější a pohodlnější než sdílené tiskové fronty. Každý uživatel má svoji tiskárnu a nemusí se o ni dělit. Hlavní nevýhodou přímého tisku je však menší dosah kontroly a bezpečnosti.

 

Bezpečnostní riziko odhalení přenášených údajů

Při přímém tisku z počítače do tiskárny, mohou být údaje zachyceny, zfalšovány hackery nebo zneužity osobami, které mají přístup k vaší síti nebo bezdrátovému připojení. To může ohrozit důvěrnost, integritu a dostupnost vašich údajů.

Zpřístupnění údajů

Když tisknete přímo z počítače do tiskárny, data mohou být uložena v paměti tiskárny nebo na pevném disku, ke kterému mohou přistupovat neautorizované strany, které mají fyzický přístup k vaší tiskárně nebo vzdálený přístup do rozhraní vaší tiskárny. To může vystavit vaše údaje krádeži, ztrátě nebo poškození.

Odhalení používaných údajů (nahlédnutí do tisku)

Když tisknete přímo z počítače na tiskárnu, údaje mohou být viditelné pro každého, kdo vidí vaši tiskárnu nebo vytištěný výstup. Vaše údaje tak mohou být vystaveny neoprávněnému zveřejnění nebo zneužití.

Bezpečnostní aspekty sdílených tiskových front

Sdílené tiskové fronty se mohou zdát méně bezpečné než přímý tisk. Dává to smysl, že? Sdílení tiskáren s ostatními znamená, že více rukou se přiblíží k potenciálně citlivým dokumentům. Sdílené tiskové fronty jsou však objektivně bezpečnější možností, protože chrání vaše data bez ohledu na to, co dělají.

 

Šifrování dat při přenosu

Když tisknete z počítače do sdílené fronty, lze data šifrovat pomocí zabezpečených protokolů, jako jsou HTTPS nebo SSL/TLS. To může zabránit neoprávněným osobám v zachycení nebo manipulaci s vašimi údaji.

Vymazání neaktivních údajů

Když tisknete z počítače do sdílené fronty, data lze po vytištění odstranit ze serveru nebo tiskového serveru pomocí funkcí bezpečného odstranění, jako je přepsání nebo vymazání. Můžete tak zabránit neoprávněným stranám v přístupu k vašim údajům na serveru nebo tiskovém serveru.

Ochrana používaných údajů

Když tisknete z počítače do sdílené fronty, lze data chránit pomocí funkcí zabezpečení, jako je zabezpečený tisk ve spojení s vícefaktorovou autentifikací vyžadující několik kontrolních bodů pro přístup včetně kódů PIN, hesel, biometrických údajů nebo čipové karty. To může zabránit neoprávněným osobám v přístupu k vaší tiskárně nebo k výtiskům.

 

Výběr správného přístupu

Ten nejlepší přístup závisí vždy na vašich obchodních potřebách, cílech a preferencích. Jak velké je vaše firma a kolik kanceláří potřebujete zapojit do tiskařské infrastruktury. Jaké dokumenty tisknete? Kolik stránek vytisknete za den, týden nebo měsíc? Jak rychle je potřebujete vytisknout? Jak citlivé jsou údaje, které tisknete? Jak ho ochráníte před neoprávněným přístupem nebo zveřejněním? Jak dodržujete nařízení jako GDPR nebo HIPAA? Kolik peněz můžete utratit na nákup a údržbu tiskáren a spotřebního materiálu? Kolik času a úsilí můžete věnovat správě a odstraňování problémů se systémem tisku?

Na základě toho při výběru zvažte:

- Velikost a strukturu vaší sítě

- Typ a objem vašeho tisku

- Požadavky na bezpečnost a soulad vašeho tisku

- Rozpočet a zdroje dostupné pro váš tisk

 

Při výběru mezi přímým tiskem a sdílenými tiskovými frontami neexistuje univerzální odpověď. Jen vy sami zhodnotíte, co vaše firma potřebuje. Před výběrem a implementací správného přístupu zhodnoťte faktory, jako je velikost, typ, objem, bezpečnost, soulad, rozpočet a zdroje vašeho tiskového systému. Potom budete přesně vědět, která možnost je pro vás lepší.