Kancelářské balíky pro správu dokumentů

Před tiskem je často nutná úprava dokumentu a k tomu slouží programy, ve kterých můžeme změny provést. Nejznámější kancelářské programy, které se používají jsou Word, Excel, PowerPoint a programy PDF. Pro práci v kanceláři, ale i v domácnosti je nejlepší mít v počítači celý kancelářský balík, který tyto programy obsahuje. Využít můžete také aplikace pro mobilní zařízení a upravit dokumenty přímo v mobilu. Které programy se vyplatí mít nainstalované?

Asi nejznámějším balík programů pro vytváření a úpravu dokumentů je Microsoft Office. Ten se nabízí v několika verzích. Je produktem společnosti Microsoft, která ho vyvinula pro svůj operační systém Windows. Později přidala i podporu pro operační systém OS Mac a mobilní platformy. Najdete ho na stránkách výrobce rozdělen do tří kategorií: použití pro domácnost, pro podniky a pro vzdělávací instituce. Samostatná kategorie je aplikace těchto programů pro mobily.

Microsoft Office 365

Tento komplexní balíček nabízí společnost Microsoft v několika verzích. V minulosti se Office Microsoft prodával jako softwarový balík několika programových modulů za stanovenou cenu podle licence a edice standard a profesionál. Dnes získáte balík Office 365 v několika verzích, které se od sebe liší licencí pro 1 nebo více uživatelů ve formě předplatného. Měsíční předplatné se odvíjí od verze. Office 365 zahrnuje programy Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Publisher, Access a služby OneDrive a Skype. Tyto programy a služby jsou nejpoužívanějšími v kancelářském prostředí, ale i v domácnostech. Kromě placené verze může uživatel po registraci používat zdarma webové rozhraní Office.com. Tento přístup k základním programem nevyžaduje instalaci. Pro podnikové řešení má balík Office spolu se základními programy i rozšířené služby. V Office 365 byznys najdete kromě OneDrive i Exchange, SharePoint, Teams, Yammer a službu Stream. Office 365 je nejpoužívanějším komplexním balíkem pro správu a tvorbu dokumentů. Má intuitivní uživatelské rozhraní, množství nástrojů a lokalizaci do mnoho jazyků. Přímo z jeho programů můžete zadat tisk dokumentu. Nevýhodou je, že pokud chcete využít všechny bohaté možnosti musíte si balík Office 365 předplatit.

Velmi kvalitní alternativou k Office 365 jsou bezplatné kancelářské programy (balíky programů). Nejoblíbenějšími jsou OpenOffice a LibraOffice. V obou případech jde otevřený svobodný kancelářský balík, takzvaný Open Source software. Tento typ softwaru je typický volně dostupným, otevřeným zdrojovým kódem a bezplatnou distribucí. Výhodou je bezplatné nabytí, stažení. Uživatel, který nechce investovat do placeného kancelářského balíku, může tak plně využívat bezplatný software s funkcionalitou podobnou balíku Office. Tento kancelářský balík využívají i menší firmy, které potřebují snížit náklady nebo nemají rozpočet na zakoupení placeného softwaru.

OpenOffice

OpenOffice patří pod křídla Apache Software Foundation a vyvíjí se více než 20 let. Jde o komplexní kancelářský balík, který obsahuje textový editor program Write, tabulkový editor Calc, což jsou ekvivalenty k programům Word a Excel. Dalšími programy v OpenOffice jsou Impress na prezentace, Draw na vše od diagramu až po dynamickou 3D ilustraci. Base na tvorbu databází a Math na tvorbu a editování matematických rovnic. Kancelářský balík OpenOffice je lokalizován do množství jazyků. Má příjemné uživatelské rozhraní a jeho výhodou je bezplatné používání na neomezeném počtu zařízení. Nerozlišuje pro jaký typ používání je nainstalován. Proto ho můžete používat pro soukromě, vzdělávací, podnikové účely komerčně i ve veřejně zprávě. Oproti Office 365 má OpenOffice má společné uživatelské prostředí, kde v základní obrazovce vstupujete do jednotlivých modulů. Office 365 má pro každý program vlastní prostředí.

LibraOffice

Jde o nástupce OpenOffice, který vznikl v rámci stejného projektu, jako OpenOffice a má podobné vlastnosti. Hlavní rozdíl je v modernějším rozhraní a některých vylepšeních. Princip správy dokumentů je však stejný. I tento kancelářský balík obsahuje moduly Write, Calc, Base a Math. Kromě toho nabízí možnost rozšíření, se kterým získáte více funkcí. Má velmi dobrou podporu formátů a to nejdůležitější je zdarma. Jde stejně, jako u jeho předchůdce OpenOffice o volně dostupný otevřený software (Open Source). Nainstalovat jej můžete na množství operačních systémů, od těch nejpoužívanějších Windows, OS Mac a Linux, až po FreeBSD, NetBSD, OpenBSD a modulární systém Haiku.

Google dokumenty

Google postavil správu dokumentů na webové rozhraní pomocí Google účtu. V online režimu můžete v účtu vytvářet a spravovat textové dokumenty a tabulky pomocí Google Docs & Sheets. Součástí jsou doplňkové služby Gmail, video hovory a kalendář. Vše v rámci dostupného cloudového úložiště Google Drive, který již v základní bezplatné verzi nabídka velkorysý prostor. Výhodou je velmi dobrá integrita s ostatními službami Google, snadné používání a záloha dat v rámci cloudu. Jako nevýhodu vidíme nutnost připojení online a práce přes webové rozhraní. Google nenabízí samostatný instalační balíček. Plusem je podpora mobilních zařízení.

iWork

Pro OS Mac a iOS, iPad OS je v nabídce v rámci operačního systému zařízení výrobce Apple kancelářský balík iWork. Před několika lety šlo o placený kancelářský balíček pro tvorbu a správu dokumentů. Apple změnil politiku placeného softwaru na bezplatný v rámci jeho operačních systémů a zařízení. Balíček obsahuje textový editor Pages, tabulkový Numbers a Keynote na prezentace. Nevýhodou je, že tento kancelářský balík lze používat pouze na počítačích a zařízeních iPhone a iPad. Ani tomuto balíčku nechybí standardní podpora formátů a synchronizace, zálohování do iCloudu. Uživatelské rozhraní je příjemné a oproti Microsoft Office působí čistším dojmem. Navzdory minimalistickému designu ukrývá množství funkcí a nástrojů. Má velmi dobrou podporu formátů a zlepšila se i práce s dokumenty vytvářenými v Office, což bylo terčem kritiky v předešlých verzích iWork.

PDF Adobe vs alternativy

Vládcem PDF dokumentů je společnost Adobe a její známý program Adobe Acrobat Reader, ať už v bezplatné verzi, jako zobrazovač, čtečka PDF dokumentů nebo ve verzi PRO s možností tvorby, editace a konvertování PDF dokumentů. Ukládat dokumenty do formátu PDF můžete is ostatními nahoře zmíněnými programy v rámci kancelářských balíků. Oblíbeným je také výborný Abbyy PDF Reader nebo Transformer +, Foxit Reader, který zvládá základní úpravu PDF dokumentů. Dalšími alternativami jsou Sumatra PDF nebo Nitro PDF, Nuance PDF Reader.

Programů pro tvorbu a úpravu dokumentů nebo komplexních kancelářských balíků je mnohem více, než jsme zde zmínili. Celkem dobrou odezvu od uživatelů má Zoho Office Suite. Rozdělit je můžeme na desktopové (software), online a mobilní aplikace. Vybrat si každý může podle vlastních potřeb. Mezi ty nepoužívanejšie stále patří kancelářský balík od Microsoftu Office 365, bezplatné alternativy OpenOffice a LibraOffice a iWork pro uživatele OS Mac.