Jak vytisknout e-mail na mobilním zařízení nebo pc

Emailová komunikace probíhá většinou online. To je tak trochu pointa tohoto procesu. Čas od času si však budete muset vytisknout e-mail, ať už pro účely uchovávání záznamů, prezentace nebo pro zabezpečení. Dobrou zprávou je, že většina e-mailových aplikací má v současnosti vestavěnou kompatibilitu tisku a (v závislosti na zabezpečení sítě vaší organizace) je tisk e-mailů z telefonu nebo počítače zcela snadný. Tady je návod, jak na to. 

Proč vytisknout e-mail?

Mohlo by se to zdát poněkud zvláštní, ale existuje mnoho důvodů, proč tisknout e-maily.

Dostupnost offline

Vytištěné e-maily jsou dobrou zálohou, pokud vaše síť vypadne nebo nemáte přístup k doručené poště.

Evidence

Vytištěné e-maily jsou označeny časem a datem. Jako takové jsou trvalým fyzickým záznamem vašich rozhovorů.

Ověření

Mnoho obchodních dokumentů, včetně schválení prostřednictvím e-mailu, vyžaduje ověření podpisu. A k tomu budete potřebovat tištěné kopie.

Cestovní záznamy

Uvízli jste v zámoří bez WiFi? Mít v tašce e-maily s potvrzením hotelu a letu je záchrana. Často je dobré poslat kopie pasu a jiných důležitých dokumentů e-mailem i sobě. Takto k nim budete mít přístup odkudkoli. 

Tisk e-mailu z Gmailu (PC a Mac)

Díky Gmailu je tisk e-mailů z vašeho počítače hračkou.

1. Přihlaste se do svého účtu Gmail.

2. Otevřete e-mail, který chcete vytisknout.

3. Klepněte na ikonu tiskárny v pravém horním rohu.

4. Vyberte tiskárnu a předvolby tisku.

5. Klepněte na „Tisk“

Vaše tiskárna by se měla automaticky zobrazit v rozbalovacím seznamu. Pokud ne zkontroluje, zda jste povolili tisk přes WiFi a zda máte správně nakonfigurovanou síť. Gmail také automaticky nasměruje tiskové úlohy do zařízení, které je označeno, jako výchozí tiskárna systému.

Tisk e-mailu z aplikace Gmail (Android a iPhone)

Aplikace Gmail je také docela uživatelsky přívětivá. Ať už používáte Android nebo iPhone, proces je téměř stejný.

1. Otevřete aplikaci Gmail.

2. Klepněte na e-mail, který chcete vytisknout.

3. Klepněte na tři tečky v pravém horním rohu. Klikněte na „Tisk“ v rozbalovací nabídce.

4. Vyberte tiskárnu a předvolby tisku.

5. Klepněte na „Tisk“

Když otevřete e-mail v aplikaci Gmail, máte dvě možnosti. Klepnutím na konkrétní zprávu v rámci vlákna (a pak na tři tečky na této zprávě) vytisknete zprávu, nikoli vlákno. Chcete-li vytisknout celý řetězec e-mailů, klepněte na tři tečky v pravém horním rohu obrazovky a poté z rozbalovací nabídky vyberte možnost „Vytisknout vše“. 

Tisk e-mailu z aplikace Mail (iPhone)

Aplikace Mail od Apple je jednoduchá, pokud jde o tisk.

1. Otevřete aplikaci Mail.

2. Klepněte na e-mail, který chcete vytisknout.

3. Klepněte na malou šipku ve spodní části obrazovky.

4. Přetáhněte zobrazení dolů az nabídky vyberte možnost Tisk.

5. Vyberte tiskárnu a předvolby. Mail vám také umožňuje zadat počet e-mailových stránek včetně celého vlákna.

6. Klepněte na „Tisk“ 

Řešení běžných chyb tisku e-mailů

Po nastavení tiskárny byste měli mít relativně malé problémy s tiskem e-mailu z telefonu nebo počítače. Existuje ale několik problémů, na které lidé zvyknou narazit. Zde je návod, jak je vyřešit.

Tiskárna nereaguje

Pokud váš telefon nemůže najít tiskárnu, zkontrolujte, zda je zařízení zapnuto a připojeno k vaší síti WIFI. V případě potřeby restartujte znovu. 

Tisková úloha uvízla ve frontě

Otevřete tiskovou frontu na počítači nebo telefonu a zrušte všechny čekající úlohy. Restartujte tiskárnu a zkuste to znovu.

Windows: Otevřete 'Služby' (services.msc) a najděte 'Print Spooler'. Klepněte pravým tlačítkem myši a vyberte možnost „Restartovat“.

Mac: Otevřete 'System Preferences', přejděte na 'Printers & Scanners', klikněte pravým tlačítkem myši na vaši tiskárnu a vyberte 'Reset printing system'. Potom znovu přidejte tiskárnu. 

Tiskárna offline

Otevřete nastavení tiskárny v telefonu nebo počítači a zkontrolujte, zda tiskárna není nastavena do režimu „offline“. Pokud ano, změňte jej na „online“. Dvakrát zkontrolujte připojení WiFi a v případě potřeby se znovu připojte.

E-mail se netiskne

Některé tiskárny budou mít problémy s e-mailovými přílohami v závislosti na formátu. Zkuste tisknout z jiného zařízení nebo e-mailového klienta nebo zprávu přepošlete na jinou e-mailovou adresu a zkuste tisknout odtud. 

Bezpečnostní problémy

Pokud se v práci pokoušíte o mobilní tisk a tiskárna se nezobrazuje nebo vás blokuje zabezpečení sítě, pravděpodobně budete muset kontaktovat oddělení IT. Je možné, že vaše zařízení nemá oprávnění používat tuto konkrétní tiskárnu.

Hromadný tisk e-mailů

Hromadný tisk více e-mailů může být složitý. Většina klientů vám dává možnost vytisknout všechny e-maily v daném vláknu nebo konverzaci, ale ne více konverzací najednou. Jednou z mála výjimek je klient Outlook na PC. Stačí vybrat zprávy, které chcete vytisknout, podržením klávesy Ctrl a klepnutím na položku Soubor -> Tisknout. Existují také rozšíření prohlížeče třetích stran, které tuto funkci nabízejí.

Dalším řešením v Gmailu je vybrat všechny e-maily, které chcete vytisknout, poté kliknout pravým tlačítkem myši a vybrat možnost Poslat dále jako přílohu. Pošlete si tyto e-maily, stáhněte si přílohy a poté je hromadně vytiskněte jako soubory.eml. 

Formátování pro tisk e-mailů

Většina e-mailových klientů vám nabídne dost základní možnosti formátování, pokud jde o tisk e-mailů. Obvykle si můžete vybrat orientaci stránky, nastavení barev, velikost papíru a počet kopií. To je asi tak všechno. Pokud byste chtěli prozkoumat podrobnější možnosti formátování, promluvte si se svým poskytovatelem správy tisku. Mohou mít produkt, který vyhovuje vašemu účtu, nebo mohou být schopni navrhnout řešení na míru. 

E-mail pro tisk

Je důležité rozlišovat mezi „tiskem e-mailu“ a „e-mailem pro tisk“. Tisk e-mailů je jednoduše vestavěná funkce tisku e-mailového klienta. E-mail pro tisk umožňuje uživatelům tisknout dokumenty odesláním e-mailem na speciální adresu. Je to chytrá funkce, kterou naleznete na většině platforem pro správu tisku, a má několik výhod.

Nevyžadují se žádné ovladače

S e-mailem k tisku potřebujete pouze možnost odeslat e-mail. Není třeba instalovat žádný klientský software ani ovladače. Díky tomu je skvělý pro hybridní pracovní síly nebo organizace se složitými problémy s kompatibilitou.

Mobilní a BYOD tisk

E-mail pro tisk je ideální pro mobilní tisk a tisk BYOD a umožňuje uživatelům tisknout odkudkoli a na jakémkoli zařízení.

Jednoduché nastavení a používání

Pomocí funkce Email to Print má každá tiskárna jedinečnou e-mailovou adresu (např. [email protected] ). Uživatelé jednoduše napíší e-mail, přiloží dokument, který chtějí vytisknout, a PaperCut vytiskne dokument z primárního serveru aplikací.

Podporuje všechny formáty

Email to Print funguje v podstatě s jakýmkoli zařízením, které dokáže odeslat přílohu e-mailu, jakož is jakoukoli platformou, formátem nebo kombinací režimů. Můžete jej použít i ve spojení s tiskem Find-Me a vyrovnáváním zatížení tiskárny, takže uživatelé mohou odesílat e-maily na MFZ dle vlastního výběru. 

Zdroj: PaperCut