Jak efektivně archivovat dokumenty

Organizace a archivace dokumentů nepatří k nejoblíbenějším činnostem v kanceláři, ale přesto je důležitá pro každou firmu. Pokud nám je taková činnost přidělena, většinou ani nevíme, jak správně a efektivně archivovat dokumenty. Důležité je si na to vyhradit čas, pokud je to možné a nedělat to vedle jiné práce. Naplno se soustředit a vytvořit si určitou posloupnost, jak budeme v archivaci přistupovat.

Archivace je dnes nezbytností každého podnikání. Bez ohledu na to, zda jste nedávno začali s podnikáním nebo etablovaná společnost, všude ve firmě se hromadí spoustu papíru. Od různých potvrzení a neaktuálních dokumentů, až po právní smlouvy a důležité spisy, často je třeba uchovávat právě tolik papíru, kolik je třeba vyhodit.

Třídění mezi nimi a příslušné uspořádání papírování, může být životně důležité pro budoucnost vašeho podnikání. Ztráta důležitých dokumentů by mohla mít později vážné právní následky.

Když se již vrhnete na archivaci, existuje jednoduchý postup, podle kterého můžete tento úkol docela dobře zvládnout. Pomocí jednoduchých kroků můžete archivovat jako profesionál. 

Doporučujeme

Archiv na časopisy DONAU 100mm modrý

Stabilní skládací stojan z třívrstvé lepenky s certifikátem FSC® (dřevo na její výrobu pochází z lesů, obhospodařovaných udržitelným způsobem), pro archivaci časopisů, katalogů a pod. do formátu A4. Šířka zad 100 mm, otvor pro snadnou manipulaci, předtisk k popisu. Je využitelný samostatně nebo v kombinaci s archivačními krabicemi. Větší balení 10 ks. Šířka zad: 100 mm Barva: modrá

30 Kč s DPH 25 Kč bez DPH

Na skladě

10+ ks

− +

Koupit

Archivní box, A4, 80 mm, karton, VICTORIA OFFICE, přírodní

z třívrstvého kartonu (označení: 321 B) vhodné pro ukládání dokumentů formátu A4 možnost popisování rychlé a hospodárné archivování v nesloženém stavu záda: 10 cm vytápěcí otvor Značka: VICTORIA OFFICE Výrobce: Corwell Kft Adresa: 2120 Dunakeszi, Pallag utca 3 Email: [email protected]

28 Kč s DPH 23 Kč bez DPH

Na skladě

10+ ks

− +

Koupit

Archiv na časopisy Herlitz Montana hnědý

Box z kartonu pro odkládání časopisů v úpravě Montana-vlnitá lepenka. Rozměry 30,5x11,5x24,5 cm. Větší balení 50 ks. Záda: 11,5 cm Barva: hnědá

37 Kč s DPH 31 Kč bez DPH

Na skladě

1+ ks

− +

Koupit

Archivní box, A4, 150 mm, karton, VICTORIA OFFICE, přírodní

z třívrstvého kartonu vhodné pro ukládání dokumentů formátu A4 možnost popisování rychlé a hospodárné archivování v nesloženém stavu záda: 15 cm otvor pro vytažení 260 x 150 x 320mm Značka: VICTORIA OFFICE Výrobce: Corwell Kft Adresa: 2120 Dunakeszi, Pallag. https://victoriaoffice.eu/ Email: [email protected]

35 Kč s DPH 29 Kč bez DPH

Na skladě

1+ ks

− +

Koupit

Akce

Archivní krabice s odnímatelným víkem DONAU hnědá 545×363×317 mm

Archivní krabice z třívrstvé lepenky gramáže 490 gs certifikátem FSC® (dřevo na její výrobu pochází z lesů, obhospodařovaných udržitelným způsobem), bez obsahu kyseliny (pH 7,5). Vhodná pro ukládání a archivaci archivačních boxů. Rychle a snadno složitelná. Boční otvory pro přenášení, předtisk k popisu na bocích. Dodávána rozložená. Větší balení 5 ks. Rozměry: 545 × 363 × 317 mm. Kapacita: 6 archivních boxů o šířce zad 8 cm, 5 archivních boxů o šířce zad 10 cm, 4 archivní boxy o šířce zad 12 cm, 2 archivní boxy o šířce zad 15,5 cm + 1 archivní boxy se šířkou zad 20 cm + 1 archivní box se šířkou zad 10 cm. Nosnost do 13 kg. Barva: hnědá

197 Kč 147 Kč s DPH 121 Kč bez DPH

Na skladě

5+ ks

− +

Koupit

Archivní box, A4, 100 mm, karton, ESSELTE "Boxycolor", modrý

Ideální řešení pro archivaci dokumentů vybraných z pořadače, šířka hřebene 100 mm, pro formát A4 Značka: ESSELTE Výrobce: Esselte Kft. Adresa: 1139 Budapest, Lomb. 37-39. A ép. II. 8., Hungary Web: https://www.accobrands.com/brands/ Email: [email protected]

47 Kč s DPH 39 Kč bez DPH

Na skladě

5+ ks

− +

Koupit

Archivní kontejner, 325x460x270 mm, kartónový, VICTORIA OFFICE, přírodní, 2ks

pro uložení 4 ks 10 cm nebo 5 ks 8 cm VICTORIA archivních boxů možnost popisování rychlé a hospodárné archivování v nesloženém stavu, snadno skládatelný (samostatné víko) max.nosnost: 20 kg - vnější rozměr: 325x460x270mm Značka: VICTORIA OFFICE Výrobce: utca 37. Hungary Web: https://victoriaoffice.eu/ Email: [email protected]

190 Kč s DPH 157 Kč bez DPH

Na skladě

1+ ks

− +

Koupit

Stojan na časopisy A4 karton. žlutý

Stabilní skládací stojan - žlutý z třívrstvé lepenky pro archivaci časopisů, katalogů a pod. do formátu A4.

30 Kč s DPH 25 Kč bez DPH

Na skladě

100+ ks

− +

Koupit

Stojan na časopisy A4 karton. červený

Stabilní skládací stojan - červený z třívrstvé lepenky pro archivaci časopisů, katalogů a pod. do formátu A4.

30 Kč s DPH 25 Kč bez DPH

Na skladě

100+ ks

− +

Koupit

Stojan na časopisy A4 karton. zelený

Stabilní skládací stojan - zelený z třívrstvé lepenky pro archivaci časopisů, katalogů a pod. do formátu A4.

30 Kč s DPH 25 Kč bez DPH

Na skladě

100+ ks

− +

Koupit

Krabice lamino malá Playworld

Laminovaná krabice, která je vhodná pro uchovávání různých předmětů od dokumentů až po hračky. Má víko, a také výřez pro lepší uchopení.

179 Kč s DPH 148 Kč bez DPH

Na skladě

10+ ks

− +

Koupit

Archiv na časopisy Herlitz Montana modrý

Box z kartonu pro odkládání časopisů v úpravě Montana-vlnitá lepenka. Rozměry 30,5x11,5x24,5 cm. Větší balení 50 ks. Záda: 11,5 cm Barva: modrá

37 Kč s DPH 31 Kč bez DPH

Na skladě

1+ ks

− +

Koupit

Archivní kontejner, recyklovaný karton, s otevíráním shora, ESSELTE "Eco", hnědý

archivační systém Esselte "Eco" nabízí funkční krabice navržené se zeleným přístupem, krabice jsou 100% recyklovatelné s 85% podílem spotřebitelského odpadu a certifikovány FSC®, velikost krabic je optimalizována pouze na papíry A4 s cílem minimalizovat odpad při výrobě kapacita: 5 x "tak 8" "Eco" box o šířce zad 100 mm rozměry: 439 mm x 242 mm x 345 mm nosnost: max. 15 kg Značka: ESSELTE Výrobce: Esselte Kft. Adresa: 1139 Budapest, Lomb. 37-39. A ép. II. 8., Hungary Web: https://www.accobrands.com/brands/ Email: [email protected]

191 Kč s DPH 158 Kč bez DPH

Na skladě

1+ ks

− +

Koupit

Archiv na časopisy Herlitz Montana černý

Box z kartonu pro odkládání časopisů v úpravě Montana-vlnitá lepenka. Rozměry 30,5x11,5x24,5 cm. Větší balení 50 ks. Záda: 11,5 cm Barva: černá

37 Kč s DPH 31 Kč bez DPH

Na skladě

100+ ks

− +

Koupit

Stojan na časopisy A4 karton. černý

Stabilní skládací stojan z třívrstvé lepenky pro archivaci časopisů, katalogů a pod. do formátu A4.

30 Kč s DPH 25 Kč bez DPH

Na skladě

5+ ks

− +

Koupit

Stojan na časopisy A4 karton. modrý

Stabilní skládací stojan - modrý z třívrstvé lepenky pro archivaci časopisů, katalogů a pod. do formátu A4.

30 Kč s DPH 25 Kč bez DPH

Na skladě

100+ ks

− +

Koupit

Audit a třídění

Pro správné uspořádání dokumentů, musíte nejprve vědět, s čím máte vlastně co dělat. To znamená provést důkladný audit všech vašich aktuálních dokumentů a rozhodnout, co potřebujete ponechat a co můžete likvidovat. Všechno, co musíte ponechat se dostane do kategorie, kdy se budete muset rozhodnout pro nejlepší způsob uchování. Roztřiďte si to na základě toho, o jaký dokument se jedná a jak často k němu budete přistupovat.

Cílem auditu a třídění je, aby vám zůstaly dokumenty, které můžete naskenovat a digitalizovat a ty, které je třeba mít po ruce v papírové formě. Některé je zase třeba archivovat z důvodu dlouhodobého, ale občasného přístupu. aTento první krok udělejte poctivě a ušetřete místo, peníze za skladování tím, že vyhodíte vše, co není zcela nezbytné. Každý typ dokumentu nebo záznamu bude mít doporučenou dobu uchovávání. Roztřiďte je nejen podle kategorií, ale také podle zákonné délky archivace. 

Čištění a likvidace

Po auditu možná budete mít pořádnou hromadu papíru, které se můžete zcela zbavit. Dejte si námahu a přejděte to ještě jednou. Po dvojité kontrole, zda každý dokument překročil své zákonné a doporučené požadavky na uchovávání, můžete začít s likvidací dokumentů pomocí bezpečných metod. Pokud se zbavujete dokumentů sami, budete potřebovat pořádnou skartovačku, která je pro tuto práci vhodná. Často je snazší vyhledat profesionální likvidační společnost, která se specializuje na bezpečné ničení citlivých dokumentů a recyklaci.

Třídění a vyber způsobu archivace

Všechny dokumenty, které vám zůstaly a je třeba je uchovávat, roztřiďte podle toho, jaký způsob archivace je nejlepší. Nezapomeňte si poznamenat kategorii a dobu použitelnosti každého dokumentu, abyste jej v budoucnu snáze našli. Dokumenty můžete archivovat těmito dvěma způsoby.

Digitalizace

Dokumenty ke kterým budete přistupovat často nebo je potřebujete navždy ponechat digitalizujte. Naskenujte je a vytvořte si digitální databázi souborů se zálohou.

Zakládání dokumentů do šanonů a boxování

Po provedení digitalizace vám zůstanou dokumenty, které potřebujete uchovat v papírové formě. K jejich uložení budete potřebovat pevné a odolné boxy, které jim poskytnou největší ochranu po dlouhou dobu. Slabé krabice nebo krabice přetížené těžkými soubory jsou časem náchylnější k poškození. Dnes jsou v nabídce kvalitní archivní boxy. Mají správný tvar a velikost pro ukládání souborů a dokumentů bez přeplnění.

Archivní krabice a boxy jsou ideálním nástrojem pro uchovávání a organizaci. Nezapomeňte si všechny šanony, krabici nebo box který si vyberete, označit. Nejlepší s co největším množstvím informací o obsahu, abyste mohli snáze najít a přistupovat ke svým dokumentům.

Efektivní organizace

Chcete-li dotáhnout archivaci do dokonalosti a v budoucnu si ušetřit spoustu času a energie, zvažte, co nejefektivnější organizaci archivace. Můžete vytvořit systém správy souborů s databází záznamů tak, že každému dokumentu přidělíte číslo nebo čárový kód a každému archivu nebo umístění přidělíte jedinečné číslo nebo čárový kód. Můžete uspořádat podobné dokumenty spolu a vytvořit si tak přehlednou knihovnu.

Získáte databázi na vyhledání určitých dokumentů a jejich lokalizaci mnohem rychleji a jednodušeji, jakož i důkladnou inventarizaci všech vašich dokumentů a jejich nadcházejících dat zničení, abyste mohli lépe spravovat budoucí archivaci. Čím více času věnujete při organizaci archivovaných dokumentů, tím více času vám to může ušetřit z dlouhodobého hlediska.

Uložení archivních boxů podle délky uchování a správné označení

Posledním krokem pro dokončení archivace organizace dokumentů je uložení do úložného prostoru. Při digitální formě můžete použít velkokapacitní disky nebo bezpečná cloudová úložiště. Nezapomeňte samozřejmě na zálohování a bezpečnost digitálních dat. Pro fyzicky uchovávané dokumenty, které již máte zorganizovány v archivačních krabicích a boxech, potřebujte prostor. Ten by měl mít rezervu do budoucnosti, protože dokumentů bude přibývat.

Máte-li k tomu zvolenou místnost nebo její část s policemi, ty důkladně označte. Nejideálnější je, aby vaše dokumenty byly uskladněny na praktickém místě v blízkosti vašich kanceláří, aby byly rychle dostupné. Měly by být umístěny na bezpečném místě mimo pracoviště. Umístění mimo pracoviště znamená, že vaše dokumenty budou v bezpečí, kdyby se ve vaší kanceláři cokoli stalo. 

Přístup a bezpečnost

Nakonec zkontrolujte, jaký máte k archivovaným dokumentům přístup. Organizovaný systém s jasně označenými krabicemi je klíčem k tomu, aby byly vaše dokumenty snadno dostupné. Důležité je, že by měly být dostupné i fyzicky. Ať už je uložíte kamkoli, ujistěte se, že je tam prostor pro procházení a dostatečně velká plocha pro každou krabici a box s dokumenty. Přihlížejte i na výšku, abyste abyste boxy neukládali příliš vysoko, neukládali jich hodně na sebe nebo neblokovali krabice jinými dokumenty.

Dobrý přístup a bezpečnost při manipulaci je stejně důležitý jako archivace. Citlivé dokumenty zabezpečte zámkem nebo systémem s přístupovým kódem. Použít můžete také kovové ukládací boxy se zámkem.

Nakonec §

Zákon ukládá povinnost archivovat a uchovávat účetní doklady a účetní záznamy v digitální nebo papírové podobě z důvodu prokazatelnosti před orgány státní správy, ale i pro jiné účely. Proto si pečlivě prostudujte vždy aktuální znění zákona.