Jak efektivně archivovat dokumenty


Organizace a archivace dokumentů nepatří k nejoblíbenějším činnostem v kanceláři, ale přesto je důležitá pro každou firmu. Pokud nám je taková činnost přidělena, většinou ani nevíme, jak správně a efektivně archivovat dokumenty. Důležité je si na to vyhradit čas, pokud je to možné a nedělat to vedle jiné práce. Naplno se soustředit a vytvořit si určitou posloupnost, jak budeme v archivaci přistupovat.

Archivace je dnes nezbytností každého podnikání. Bez ohledu na to, zda jste nedávno začali s podnikáním nebo etablovaná společnost, všude ve firmě se hromadí spoustu papíru. Od různých potvrzení a neaktuálních dokumentů, až po právní smlouvy a důležité spisy, často je třeba uchovávat právě tolik papíru, kolik je třeba vyhodit. Třídění mezi nimi a příslušné uspořádání papírování, může být životně důležité pro budoucnost vašeho podnikání. Ztráta důležitých dokumentů by mohla mít později vážné právní následky.

Když se již vrhnete na archivaci, existuje jednoduchý postup, podle kterého můžete tento úkol docela dobře zvládnout. Pomocí jednoduchých kroků můžete archivovat jako profesionál.

 

Audit a třídění

Pro správné uspořádání dokumentů, musíte nejprve vědět, s čím máte vlastně co dělat. To znamená provést důkladný audit všech vašich aktuálních dokumentů a rozhodnout, co potřebujete ponechat a co můžete likvidovat. Všechno, co musíte ponechat se dostane do kategorie, kdy se budete muset rozhodnout pro nejlepší způsob uchování. Roztřiďte si to na základě toho, o jaký dokument se jedná a jak často k němu budete přistupovat. Cílem auditu a třídění je, aby vám zůstaly dokumenty, které můžete naskenovat a digitalizovat a ty, které je třeba mít po ruce v papírové formě. Některé je zase třeba archivovat z důvodu dlouhodobého, ale občasného přístupu. aTento první krok udělejte poctivě a ušetřete místo, peníze za skladování tím, že vyhodíte vše, co není zcela nezbytné. Každý typ dokumentu nebo záznamu bude mít doporučenou dobu uchovávání. Roztřiďte je nejen podle kategorií, ale také podle zákonné délky archivace.

 

Čištění a likvidace

Po auditu možná budete mít pořádnou hromadu papíru, které se můžete zcela zbavit. Dejte si námahu a přejděte to ještě jednou. Po dvojité kontrole, zda každý dokument překročil své zákonné a doporučené požadavky na uchovávání, můžete začít s likvidací dokumentů pomocí bezpečných metod. Pokud se zbavujete dokumentů sami, budete potřebovat pořádnou skartovačku, která je pro tuto práci vhodná. Často je snazší vyhledat profesionální likvidační společnost, která se specializuje na bezpečné ničení citlivých dokumentů a recyklaci.

 

Třídění a vyber způsobu archivace

Všechny dokumenty, které vám zůstaly a je třeba je uchovávat, roztřiďte podle toho, jaký způsob archivace je nejlepší. Nezapomeňte si poznamenat kategorii a dobu použitelnosti každého dokumentu, abyste jej v budoucnu snáze našli. Dokumenty můžete archivovat těmito dvěma způsoby.

 

Digitalizace

Dokumenty ke kterým budete přistupovat často nebo je potřebujete navždy ponechat digitalizujte. Naskenujte je a vytvořte si digitální databázi souborů se zálohou.

 

Zakládání dokumentů do šanonů a boxování

Po provedení digitalizace vám zůstanou dokumenty, které potřebujete uchovat v papírové formě. K jejich uložení budete potřebovat pevné a odolné boxy, které jim poskytnou největší ochranu po dlouhou dobu. Slabé krabice nebo krabice přetížené těžkými soubory jsou časem náchylnější k poškození. Dnes jsou v nabídce kvalitní archivní boxy. Mají správný tvar a velikost pro ukládání souborů a dokumentů bez přeplnění. Archivní krabice a boxy jsou ideálním nástrojem pro uchovávání a organizaci. Nezapomeňte si všechny šanony, krabici nebo box který si vyberete, označit. Nejlepší s co největším množstvím informací o obsahu, abyste mohli snáze najít a přistupovat ke svým dokumentům.

 

 

Efektivní organizace

Chcete-li dotáhnout archivaci do dokonalosti a v budoucnu si ušetřit spoustu času a energie, zvažte, co nejefektivnější organizaci archivace. Můžete vytvořit systém správy souborů s databází záznamů tak, že každému dokumentu přidělíte číslo nebo čárový kód a každému archivu nebo umístění přidělíte jedinečné číslo nebo čárový kód. Můžete uspořádat podobné dokumenty spolu a vytvořit si tak přehlednou knihovnu.

Získáte databázi na vyhledání určitých dokumentů a jejich lokalizaci mnohem rychleji a jednodušeji, jakož i důkladnou inventarizaci všech vašich dokumentů a jejich nadcházejících dat zničení, abyste mohli lépe spravovat budoucí archivaci. Čím více času věnujete při organizaci archivovaných dokumentů, tím více času vám to může ušetřit z dlouhodobého hlediska.

 

Uložení archivních boxů podle délky uchování a správné označení

Posledním krokem pro dokončení archivace organizace dokumentů je uložení do úložného prostoru. Při digitální formě můžete použít velkokapacitní disky nebo bezpečná cloudová úložiště. Nezapomeňte samozřejmě na zálohování a bezpečnost digitálních dat. Pro fyzicky uchovávané dokumenty, které již máte zorganizovány v archivačních krabicích a boxech, potřebujte prostor. Ten by měl mít rezervu do budoucnosti, protože dokumentů bude přibývat. Máte-li k tomu zvolenou místnost nebo její část s policemi, ty důkladně označte. Nejideálnější je, aby vaše dokumenty byly uskladněny na praktickém místě v blízkosti vašich kanceláří, aby byly rychle dostupné. Měly by být umístěny na bezpečném místě mimo pracoviště. Umístění mimo pracoviště znamená, že vaše dokumenty budou v bezpečí, kdyby se ve vaší kanceláři cokoli stalo.

 

Přístup a bezpečnost

Nakonec zkontrolujte, jaký máte k archivovaným dokumentům přístup. Organizovaný systém s jasně označenými krabicemi je klíčem k tomu, aby byly vaše dokumenty snadno dostupné. Důležité je, že by měly být dostupné i fyzicky. Ať už je uložíte kamkoli, ujistěte se, že je tam prostor pro procházení a dostatečně velká plocha pro každou krabici a box s dokumenty. Přihlížejte i na výšku, abyste abyste boxy neukládali příliš vysoko, neukládali jich hodně na sebe nebo neblokovali krabice jinými dokumenty. Dobrý přístup a bezpečnost při manipulaci je stejně důležitý jako archivace. Citlivé dokumenty zabezpečte zámkem nebo systémem s přístupovým kódem. Použít můžete také kovové ukládací boxy se zámkem.

 

Nakonec §

Zákon ukládá povinnost archivovat a uchovávat účetní doklady a účetní záznamy v digitální nebo papírové podobě z důvodu prokazatelnosti před orgány státní správy, ale i pro jiné účely. Proto si pečlivě prostudujte vždy aktuální znění zákona.

 

Infolinka (PO-PI: 8:00-15:30)