Efektivní a bezpečné řešení mobilního tisku pro moderní firmy

Moderní společnost využívá všechny dostupné a efektivní způsoby, jak se připojit do kanceláře odkudkoliv, kde je dostupný internet. Nejen z domova, ale nyní i na cestách. To znamená, že k připojení používáte mobilní telefon, tablet nebo notebook. Přenosné mobilní zařízení je dnes nejoblíbenějším pracovním nástrojem. Mobilní telefon se stal nejpoužívanějším zařízením pro pracovní účely. Firmy jsou tak v pozici, kdy umožňují zaměstnancům vzdálený přístup k firemním datům a samozřejmě tisk. A právě z toho pramení spousta otázek, jak správně a bezpečně implementovat mobilní tisk pro vaše zaměstnance.

Pojďme se podívat na výhody a jak co nejefektivněji využívat mobilní tisk a mobilní přístup k tiskové infrastruktuře vaší společnosti a jaká jsou bezpečnostní rizika. Pokud existují rizika, existují také způsoby, jak jim předcházet a vytvořit bezpečný a efektivní mobilní tisk pro vaši firmu.

V minulosti byl tisk z mobilních zařízení obtížný, ale zejména zařízení (BYOD) představovala problémy nejen z hlediska konektivity, ale také z hlediska bezpečnosti. Dnes máme mobilní telefony, ve kterých píšeme, upravujeme a dokonce i podepisujeme dokumenty. Problémem není ani konektivita, ale možná největším problémem je spolehlivá počáteční implementace nasazení mobilního tisku a zabezpečení. Vytvořit bezpečné řešení s efektivním výsledkem.

BYOD (Bring Your Own Device) je pojem, který znamená, že zaměstnanci používají své zařízení ve firemním prostředí k pracovním úkolům. Může to být mobilní telefon, tablet, notebook. To zvyšuje nároky na bezpečnostní politiku.

zdroj. canva

Co je mobilní tisk?

Mobilní tisk je jakákoli technologie, která umožňuje tisknout dokumenty z mobilních zařízení (jako jsou chytré telefony a tablety) bez potřeby pevného počítače. Toto řešení je rychlejší a efektivnější než zasílání dokumentů e-mailem. To poznáte tak, když si pošlete e-mail, abyste si ho mohli vytisknout. Podporovaná mobilní aplikace pro správu tisku je nezbytná, abyste měli přístup ke všem obvyklým tiskovým funkcím. Je to praktické řešení pro mobilní a hybridní pracovní sílu.

Zavedení mobilního tisku

Mobilní tisková aplikace

Tato metoda umožňuje tisknout na tiskárně přímo ze smartphonu nebo tabletu. Zařízení a tiskárna musí být ve stejné síti. Jednoduše jej vyberte v mobilní aplikaci.

Mobilní tisk se serverem

Tisková úloha není odeslána přímo do tiskárny, ale na tiskový server a odtud do tiskárny. To vám umožní odeslat dokument k tisku a vyzvednout jej na libovolné dostupné tiskárně. Má to dvě výhody. Prvním je, že nemusíte předem hledat ani vybírat konkrétní tiskárnu. Jednoduše odešlete tiskovou úlohu na tiskový server, který ji podle potřeby odešle na jednu z připojených tiskáren. Další výhodou je, že se nemusíte připojovat ke stejné síti jako tiskárna.

Tisk z cloudu pomocí mobilního zařízení

Tato metoda funguje podobně jako mobilní tisk se serverem s tím rozdílem, že server není nainstalován v podniku. Dokumenty jsou odesílány na vzdálený cloudový server.

Guest print

Tento režim podporuje mobilní tisk se serverovým řešením a cloudový tisk. Umožňuje hostům a návštěvníkům tisknout z mobilních zařízení a zároveň zajišťuje bezpečnost tiskové infrastruktury společnosti. Je ideálním řešením pro hotely, knihovny, školy.

Jak vybudovat bezpečnou infrastrukturu pro mobilní tisk?

Při vytváření zabezpečeného prostředí mobilního tisku a BYOD je důležité zaměřit se na zabezpečené pracovní postupy, kompatibilitu a snadné použití.

Výběr správného zařízení

Chcete-li povolit mobilní tisk, musíte vybrat cloudové tiskárny, které podporují běžné mobilní protokoly, jako jsou IPP, LPD a LPR. Vyberte tiskárny, které podporují zabezpečený tisk.

Vhodný software pro správu mobilního tisku

Spuštěním mobilního tisku pomocí příslušného softwaru můžete určit, kdo může tisknout a jaká zařízení lze použít. To vám umožní nasadit ovladače do zařízení BYOD, spravovat řízení přístupu uživatelů a provádět zabezpečený tisk.

Hlavní pravidlo: bezpečná síť

Vaše síť potřebuje vícevrstvé zabezpečení. Začněte nastavením samostatné sítě Wi-Fi pro hosty, která zaměstnancům umožní tisknout v zabezpečené síti s ověřováním WPA3 nebo přístupem VPN.

Autentizace a řízení přístupu jsou důležité

V mobilních tiskových prostředích je tento krok důležitý. Nejlepší je nastavit přístup na základě úloh, omezit tisková práva na základě úkolů nebo oddělení. Je důležité používat více metod ověřování, včetně PIN kódů, karet a hesel. 

Výzvy, které je třeba překonat

Pokud jste malá nebo střední firma, můžete se hned na začátku setkat s nejčastějšími překážkami mobilního tisku. Není třeba se jich obávat a systematicky překonávat tyto výzvy krok za krokem.

Prvním krokem je zabezpečený tisk a snížení bezpečnostních rizik, zejména pokud jde o citlivé firemní dokumenty. Pokud je to možné, zvažte kompatibilitu zařízení od začátku.

Společnosti obvykle používají kombinaci zařízení a operačních systémů, což ztěžuje kompatibilitu. Různé smartphony, různé tablety, různé modely tiskáren. Proto někdy nefungují ani ta nejlepší mobilní tisková řešení.

Nenechávejte své IT oddělení ve střehu. Poslední věc, kterou chcete, je zahltit svůj IT tým nadbytečným řešením problémů. Výběr správného softwaru pro mobilní tisk ušetří práci vašemu IT týmu.

Vylepšení vybavení, do kterých nechcete investovat. Některé malé a střední podniky často používají starší tiskárny, které nejsou kompatibilní s moderním mobilním tiskem. Bohužel se investici nevyhnou. Nakonec se budou muset rozhodnout, zda náklady na efektivitu tisku převáží investice do nového hardwaru.

Díky tomu všemu v podniku umožníte zaměstnancům tisknout z mobilních zařízení odkudkoli, ať už pracují z domova, v hybridní práci nebo na cestách. Budou k zastižení a schopni provádět pracovní úkoly s mobilním tiskem.

Nezapomeňte při tom všem zvolit správnou strategii optimalizace nákladů. V dnešní době je přijetí umělé inteligence a cloudových řešení také náchylné k hledání nejlepších řešení. Nástroje umělé inteligence již dokážou analyzovat vzorce používání zařízení v podnikání souvisejícím s tiskem a navrhovat různá opatření ke snížení nákladů na tisk.

A konečně, kromě veškeré bezpečnosti společnosti nezapomínejte na lidský faktor a vysvětlete zaměstnancům bezpečnostní protokoly a to, že při používání vlastního zařízení je bezpečnost nezbytná i na této úrovni.