Tisk ve firmě: skryté náklady kancelářských dokumentů

Zvýšily se ve vaší firmě náklady na tisk, přestože spotřeba papíru a tonerů nijak výrazně neroste? Typický scénář vypadá vždy stejně. Skoro vždy se začne řešit cena tonerů, případně se hledá nový dodavatel. Na první pohled to dává smysl. Jenže tím se řeší jen to, co je vidět. Tisk dnes není technologický problém. Je to problém chování. A ten se bez dat a základních pravidel nezmění.

Tisk už není jediný způsob práce s dokumenty, ale náklady přetrvávají

Ještě nedávno byl tisk automatickou součástí práce. Dokument se vytvořil a vytiskl. Dnes se velká část agendy přesunula do digitálu, náklady na tisk ale neklesají stejným tempem.

Důvod je prostý: technologie se změnila, návyky ne.

Ve firmách se tiskne méně, ale často bez kontroly. Zařízení zůstala, procesy se ale přizpůsobily jen částečně. Výsledkem je paradox: objem tisku klesá, náklady však stagnují nebo rostou. Firmy se soustředí na to, co je vidět, ale uniká jim způsob, jakým tisk ve skutečnosti funguje.

Doporučujeme

Akce

Dárek

Cashback

Cartridge Epson 103, černá (black), alternativní

Alternativní inkoustová kazeta (cartridge) s kapacitou 70 ml je vyráběna podle ISO norem, čímž je zajištěna úplná kompatibilita s tiskárnami Epson.

76 Kč 68 Kč s DPH 56 Kč bez DPH

Na skladě

10+ ks

Alternativní

černá

70 ml

− +

Koupit

Akce

Dárek

Cashback

Cartridge Epson 103, C13T00S64A, T00S64A, CMYK, multipack, alternativní

Alternativní inkoustová kazeta (cartridge) s kapacitou 4 x 70 ml je vyráběna podle ISO norem, čímž je zajištěna úplná kompatibilita s tiskárnami Epson.

283 Kč 255 Kč s DPH 211 Kč bez DPH

Na skladě

10+ ks

Alternativní

multipack

4 x 70 ml

− +

Koupit

Akce

Kopírovací papír Q-CONNECT Multi-Purpose A4

Univerzální víceúčelový kopírovací papír pro každodenní použití v laserových tiskárnách, inkoustových tiskárnách a kopírovacích strojích. Třída: C Tloušťka: 102 mic. ± 2 Bělost: 146 CIE ± 3 Opacita: 93 % +2/-1 ECF - bez obsahu elementárního chlóru 500 listů Barva: bílá

147 Kč 109 Kč s DPH 90 Kč bez DPH

Na skladě

1+ ks

− +

Koupit

Akce

Dárek

Cashback

Toner Brother TN2590XL, TN-2590XL, černá (black), alternativní

Alternativní laserový toner s kapacitou 3000 stran od výrobce s dlouholetými zkušenostmi v oblasti výroby laserových tonerů. Toner je kvalitou srovnatelný s originálním laserovým tonerem.

363 Kč 327 Kč s DPH 270 Kč bez DPH

Na skladě

10+ ks

Alternativní

černá

3000 stran

− +

Koupit

Akce

Dárek

Cashback

Toner HP CE285A (85A), černá (black), alternativní

Alternativní laserový toner s kapacitou 2000 stran od výrobce s dlouholetými zkušenostmi v oblasti výroby laserových tonerů. Toner je kvalitou srovnatelný s originálním laserovým tonerem.

267 Kč 241 Kč s DPH 199 Kč bez DPH

Na skladě

100+ ks

Alternativní

černá

2000 stran

− +

Koupit

Akce

Dárek

Cashback

Cartridge Canon PG-545XL + CL-546XL, dvojbalení, multipack, alternativní

Alternativní inkoustová kazeta (cartridge) s kapacitou 18 ml + 17 ml je vyráběna podle ISO norem, čímž je zajištěna úplná kompatibilita s tiskárnami Canon.

877 Kč 790 Kč s DPH 653 Kč bez DPH

Na ceste

Alternativní

multipack

18 ml + 17 ml

− +

Koupit

Akce

Kopírovací papír Q-CONNECT A4, 80g

Bílý bezdřevý papír TCF (bezchlorový), vhodný pro každodenní použití v kanceláři do laserových tiskáren, kopírek a černobílých inkoustových tiskáren a faxů. Technické parametry: bělost CIE 146±3, opacita (neprůhlednost) 90%, drsnost 200±50 ml/min., tloušťka 106±4 mic. Formát: A4 Gramáž: 80 g Barva: bílá

135 Kč 121 Kč s DPH 100 Kč bez DPH

Na skladě

100+ ks

− +

Koupit

Akce

Dárek

Cashback

Toner HP 142A, W1420A, černá (black), alternativní

Alternativní laserový toner s kapacitou 950 stran od výrobce s dlouholetými zkušenostmi v oblasti výroby laserových tonerů. Toner je kvalitou srovnatelný s originálním laserovým tonerem.

912 Kč 618 Kč s DPH 511 Kč bez DPH

Na ceste

Alternativní

černá

950 stran

− +

Koupit

Akce

Dárek

Cashback

Cartridge HP 305 XXL, 6ZA94AE, dvojbalení, multipack, alternativní

Alternativní inkoustová kazeta (cartridge) s kapacitou 2 x 18 ml je vyráběna podle ISO norem, čímž je zajištěna úplná kompatibilita s tiskárnami HP.

944 Kč 850 Kč s DPH 702 Kč bez DPH

Na skladě

10+ ks

Alternativní

multipack

2 x 18 ml

− +

Koupit

Akce

Dárek

Cashback

Cartridge Canon CLI-581 XXL CMYK, PGI-580 XXL, 5-pack, multipack, alternativní

Alternativní inkoustová kazeta (cartridge) s kapacitou 27 ml + 4 x 12,5 ml je vyráběna podle ISO norem, čímž je zajištěna úplná kompatibilita s tiskárnami Canon.

287 Kč 259 Kč s DPH 214 Kč bez DPH

Na skladě

10+ ks

Alternativní

multipack

27 ml + 4 x 12,5 ml

− +

Koupit

Akce

Dárek

Cashback

Toner Xerox 106R02773 (3020, 3025), černá (black), alternativní

Alternativní laserový toner s kapacitou 1500 stran od výrobce s dlouholetými zkušenostmi v oblasti výroby laserových tonerů. Toner je kvalitou srovnatelný s originálním laserovým tonerem.

472 Kč 425 Kč s DPH 351 Kč bez DPH

Na skladě

50+ ks

Alternativní

černá

1500 stran

− +

Koupit

Akce

Dárek

Cashback

Cartridge Epson 103, žlutá (yellow), alternativní

Alternativní inkoustová kazeta (cartridge) s kapacitou 70 ml je vyráběna podle ISO norem, čímž je zajištěna úplná kompatibilita s tiskárnami Epson.

76 Kč 68 Kč s DPH 56 Kč bez DPH

Na skladě

10+ ks

Alternativní

žlutá

70 ml

− +

Koupit

Akce

Dárek

Cashback

Toner HP W1106A (106A), černá (black), alternativní

Alternativní laserový toner s kapacitou 1000 stran od výrobce s dlouholetými zkušenostmi v oblasti výroby laserových tonerů. Toner je kvalitou srovnatelný s originálním laserovým tonerem.

367 Kč 331 Kč s DPH 274 Kč bez DPH

Na ceste

Alternativní

černá

1000 stran

− +

Koupit

Akce

Dárek

Cashback

Cartridge Canon PG-540 XL+ CL-541 XL, dvojbalení, multipack, alternativní

Alternativní inkoustová kazeta (cartridge) s kapacitou 23 ml + 22 ml je vyráběna podle ISO norem, čímž je zajištěna úplná kompatibilita s tiskárnami Canon.

1 150 Kč 1 035 Kč s DPH 855 Kč bez DPH

Na skladě

10+ ks

Alternativní

multipack

23 ml + 22 ml

− +

Koupit

Akce

Dárek

Cashback

Cartridge Epson 101, C13T03V64A, T03V64A, CMYK, multipack, alternativní

Alternativní inkoustová kazeta (cartridge) s kapacitou 130 ml + 3 x 70 ml je vyráběna podle ISO norem, čímž je zajištěna úplná kompatibilita s tiskárnami Epson.

362 Kč 326 Kč s DPH 269 Kč bez DPH

Na skladě

10+ ks

Alternativní

multipack

130 ml + 3 x 70 ml

− +

Koupit

Akce

Dárek

Cashback

Toner Canon 067H BK, CRG-067H BK, 5106C002, černá (black), alternativní

Alternativní laserový toner s kapacitou 3130 stran od výrobce s dlouholetými zkušenostmi v oblasti výroby laserových tonerů. Toner je kvalitou srovnatelný s originálním laserovým tonerem.

1 542 Kč 545 Kč s DPH 450 Kč bez DPH

Na skladě

10+ ks

Alternativní

černá

3130 stran

− +

Koupit

Firmy optimalizují špatnou část problému

Papír a toner jsou první, čeho si firma všimne. Jsou to položky, které se dají snadno sečíst a porovnat. Právě proto ale často odvádějí pozornost od podstaty.

Ve většině kanceláří totiž netvoří největší část nákladů. Ty vznikají jinde v servisu zařízení, jejich správě v síti, řešení výpadků a zejména v čase lidí, kteří s tiskem denně pracují.

Právě čas bývá nejčastěji přehlíženou položkou. Stačí pár minut denně, čekání u zařízení, opakovaný tisk nebo řešení drobných problémů a při desítkách zaměstnanců se z toho stává reálný náklad. Při 30 lidech jde přibližně o 50 hodin měsíčně. To je jeden pracovní týden bez přímého přínosu.

Firmy tak řeší cenu toneru, ale ignorují proces, který náklady vytváří.

Nejdražší tisk je ten, který nevidíte

Tisk sám o sobě není drahý. Drahé je to, jak se používá.

Běžná situace z praxe: dokument se vytiskne na poradu, potom upraví, vytiskne znovu a po skončení skončí v koši. Jednotlivý výtisk stojí haléře, takže ho nikdo neřeší. V součtu ale jde o desítky až stovky stránek denně.

Podobný vzorec se opakuje i jinde. Ve firmách bývá více zařízení, než je potřeba, tiskne se «pro jistotu» a chybí základní pravidla, která by to udržela pod kontrolou. Navíc často nikdo přesně neví, kdo tiskne kolik a proč.

Tyto ztráty nevznikají jednorázově. Jsou systematické, a právě proto se těžko zachycují.

Nejdražší tisk není ten, který vidíte na faktuře. Je to ten, který si firma vůbec neuvědomuje, protože ho neměří.

zdroj: canva

Co reálně funguje (a kde to naráží na realitu)

Když se firmy rozhodnou tisk řešit, často začnou technologií. Vymění zařízení nebo hledají levnějšího dodavatele. To je logický krok, ale obvykle řeší jen část problému.

Snížení počtu zařízení dokáže zjednodušit správu a snížit servisní náklady, jenže rychle narazí na chování lidí. Zaměstnanci nechtějí chodit přes celé patro, vznikají fronty a citlivé dokumenty vyžadují lokální tisk. Bez změny návyků se problém jen přesune.

Podobné je to se systémy pro správu tisku. Jejich největší přínos není technický, ale behaviorální. V momentě, kdy firma vidí, kdo tiskne, kolik a za kolik, se chování přirozeně začne měnit. Lidé tisknou méně, když vědí, že se to sleduje.

Digitalizace má ještě větší potenciál, protože dokáže potřebu tisku odstranit úplně. Ne všechno se ale vyplatí digitalizovat. Právní dokumenty, podpisy nebo interní procesy často zůstávají v hybridní podobě. Snaha o zcela bezpapírovou kancelář proto většinou naráží na realitu každodenního provozu.

Ekologický dopad: vedlejší efekt optimalizace

Tisk má i environmentální rozměr, většina firem ho ale neřeší primárně kvůli ekologii. Jde spíše o vedlejší efekt.

Dopad vzniká v celém cyklu a to od výroby papíru a tonerů, přes logistiku až po spotřebu energie a odpad. Dobrá zpráva je, že ekonomika a ekologie jdou v tomto případě ruku v ruce. Méně zbytečného tisku znamená nižší náklady i menší zátěž pro životní prostředí.

Ekologický přínos je reálný, ale zřídkakdy bývá hlavním důvodem, proč firmy tisk optimalizují.

Kdy se to vyplatí řešit

Ne každá firma potřebuje komplexní optimalizaci tisku. U malých týmů jde často o marginální problém bez velkého dopadu.

Situace se mění s růstem firmy. Při desítkách zaměstnanců už bez základních pravidel vznikají zbytečné náklady. Ve větších organizacích bez měření a řízení tisku firma téměř jistě ztrácí peníze, jen to přímo nevidí.

Nejčastější chyba je stále stejná: firma investuje do technologie dříve, než pochopí vlastní chování.

Kde začít, aby to mělo smysl

Nezačínejte nákupem, ale daty. Základ je mít data o tom, jak se tisk ve firmě reálně používá.

Stačí si odpovědět na několik otázek:

• kolik stránek se měsíčně tiskne
• kdo tiskne nejvíc
• jaký je náklad na jednu stranu

Už samotná viditelnost těchto údajů často vede ke změně chování. Na to lze navázat jednoduchými opatřeními, například nastavením oboustranného tisku jako standardu, omezením barevného tisku nebo snížením počtu zařízení. Nejde o velké investice, ale o disciplínu. A právě ta má v praxi největší dopad.

Závěr: tisk není nákladový problém

Tisk z kanceláří nezmizí. Mění se ale jeho role. Z automatické činnosti se stává vědomě řízený proces. Firmy, které tisk neřeší, neplatí za papír. Platí za neefektivitu. Tisk není nákladový problém. Je to problém chování. Bez měření a pravidel se nezmění.