Zdieľať

Tisk v coworkingových prostorech: proč bývá problémem a jak ho zjednodušit

Zdieľať

Řešení tisku v coworkingových prostorech

Coworkingové prostory se v posledních letech staly běžnou součástí pracovního života. Využívají je freelanceři, startupy, vzdálené týmy i firmy fungující v hybridním režimu. Důvod je jednoduchý. Místo budování vlastních kanceláří získají pracovní prostor, internetové připojení, zasedací místnosti a další služby bez vysokých počátečních investic.

Sdílené pracovní prostředí však přináší i vlastní výzvy. Jednou z nich je oblast, kterou většina lidí začne řešit teprve ve chvíli, kdy ji skutečně potřebuje – tisk.

Na první pohled jde o naprostou samozřejmost. Otevřete dokument, kliknete na tisk a čekáte na výstup. V praxi se však z jednoduché úlohy může stát série menších problémů a zařízení není dostupné v síti, chybí potřebná nastavení nebo se dokument vytiskne ve špatném formátu.

Pokud jste někdy pracovali v coworkingu, podobnou situaci jste pravděpodobně zažili.

Doporučujeme

Proč bývá tisk v coworkingu komplikovanější

V běžné firmě mají zaměstnanci často stejná zařízení, stejná nastavení a vše spravuje interní IT oddělení.

Coworking funguje jinak.

Vedle vás může sedět člověk s notebookem se systémem Windows, o pár stolů dál někdo používá MacBook a další pracuje výhradně ze smartphonu nebo tabletu. Každé zařízení komunikuje s tiskárnami trochu odlišně, což vytváří prostor pro komplikace.

Nejčastěji jde o tyto situace:

Tiskárna není dostupná

Někdy zařízení jednoduše není viditelné v síti nebo se uživatel nedokáže připojit správným způsobem. Ve sdílených prostorech mohou komplikace způsobovat i oddělené sítě pro návštěvníky a interní systémy.

Problémy s ovladači

Ne každý chce kvůli jedné vytištěné smlouvě instalovat další software nebo měnit nastavení zařízení.

Nedostatek spotřebního materiálu

Sdílené tiskárny bývají využívány podstatně intenzivněji než zařízení v menších kancelářích. A právě ve chvíli, kdy potřebujete vytisknout něco důležitého, může dojít toner nebo papír.

Nesprávná nastavení tisku

Téměř každý se již setkal se situací, kdy se dokument vytiskl jednostranně místo oboustranně nebo ve špatné orientaci. Výsledkem bývají zbytečně vytištěné strany a nutnost opakovaného tisku.

Fronty u zařízení

U větších coworkingových center může vzniknout i zcela běžný problém, kdy více lidí potřebuje tisknout najednou. Pokud je k dispozici pouze jedno zařízení, vznikají zdržení, která u časově citlivých dokumentů nemusí být zanedbatelná.

 

zdroj: canva

Nejde jen o samotnou tiskárnu

Mnoho provozovatelů přirozeně řeší především samotné zařízení a jeho cenu, rychlost nebo výrobce.

V praxi se však často ukáže, že větší problém nepředstavuje hardware, ale způsob správy tisku.

Při několika uživatelích nemusí být situace složitá. Pokud však prostor využívají desítky firem a jednotlivců, začnou se objevovat praktické otázky:

  • Kdo vytiskl kolik stran?
  • Jak sledovat náklady?
  • Jak nastavit spravedlivé účtování?

Nejde přitom jen o papír nebo toner. Významnou část nákladů mohou tvořit technická podpora, řešení problémů, servis zařízení nebo administrativa. Při větším počtu uživatelů mohou být tyto nepřímé náklady vyšší než samotná cena tiskárny.

Kdo vlastně platí za vytištěné stránky?

Způsob účtování se může mezi coworkingovými prostory výrazně lišit.

Menší prostory často zahrnují určitý počet stran do měsíčního členství. Větší centra mohou účtovat tisk samostatně podle počtu stran nebo typu dokumentů.

Barevný tisk přitom může stát násobně více než černobílý. Pokud tisk využíváte pravidelně, vyplatí se zjistit podmínky ještě předtím, než ho začnete používat.

U větších provozů se proto stále častěji používají systémy, které automaticky sledují využití služeb a zjednodušují fakturaci.

Tisk z vlastního zařízení se stává standardem

Většina lidí dnes automaticky předpokládá, že si přinese vlastní notebook nebo telefon a vše bude fungovat bez komplikací. U tisku to ještě donedávna nebylo úplně samozřejmé.

Ideální řešení přitom uživatel prakticky ani nevnímá. Přijde, připojí se k síti a vytiskne dokument bez hledání ovladačů nebo kontaktování technické podpory. Některé platformy správy tisku se snaží celý proces co nejvíce zjednodušit.

Pro uživatele to znamená méně komplikací. Pro provozovatele méně požadavků na technickou podporu.

Bezpečnost už není vedlejší téma

Možná jste někdy odeslali dokument k tisku a pak spěchali k zařízení, aby ho neviděl někdo jiný. Ve sdílených pracovních prostorech nejde o zanedbatelný problém.

Zabezpečený tisk funguje jednoduše – dokument se nevytiskne ihned po odeslání, ale teprve ve chvíli, kdy se uživatel identifikuje PIN kódem nebo kartou. U smluv, osobních údajů nebo interních dokumentů může jít o důležitou vrstvu ochrany.

Méně odpadu může znamenat nižší náklady

Coworkingové prostory často komunikují udržitelnost jako jednu ze svých výhod.

I v případě tisku existuje prostor pro optimalizaci. Moderní systémy dokážou automaticky zapínat oboustranný tisk, sledovat spotřebu nebo omezovat zbytečné výtisky.

Výsledkem není jen nižší spotřeba papíru a tonerů. U větších provozů mohou být rozdíly viditelné i v reálných nákladech.

Závěr

Tisk pravděpodobně nebude důvod, proč si někdo vybere konkrétní coworkingový prostor. Může však být důvodem, proč se rozhodne nevrátit.

V menších coworkingách může bez problémů fungovat jednoduchá síťová tiskárna. Pokud však prostor využívají desítky lidí a firem, důležitá přestává být jen kvalita zařízení. Stejně podstatné je i to, jak je celý systém navržen a spravován. Protože když tisk funguje správně, většina lidí si ho ani nevšimne. Když nefunguje, všimnou si ho okamžitě.

Blog Ďalšie zaujímavé články
Recenze Naši spokojení zákazníci

Hledáte garanci kvality? Namísto dlouhých slibů necháváme mluvit naše klienty.

Váš nákupní košík
Nákupní košík neobsahuje položky
TonerDepot.cz
Přihlášení
Nemáte účet? Registrujte se teď
Menu