Papír, cloud nebo chaos

Archivace dokumentů v malé firmě

Finanční úřad oznámí kontrolu. Účetní, která u vás pracovala několik let, odešla před dvěma měsíci. Faktury z roku 2019 jsou někde uloženy, možná v Gmailu, možná v šanonu, možná na jejím starém notebooku. Máte na to tři dny.

To není katastrofický scénář z filmu. Je to situace, do které se reálně dostávají firmy, které fungují dobře, ale nikdy neřešily, kde přesně jejich dokumenty končí.

Co říká zákon

Česká legislativa jasně stanoví, co musíte uchovávat a jak dlouho. Účetní doklady, mzdové dokumenty, smlouvy, podklady k DPH. Lhůty se liší podle typu dokumentu a pohybují se v řádu let, někdy i déle a mohou se měnit. Zákon o účetnictví (č. 563/1991 Sb.) a zákon o DPH (č. 235/2004 Sb.) jsou základními prameny; nejspolehlivěji je ověříte u svého účetního nebo právníka. Není to zbytečná byrokracie, ale rozhovor, který vám může ušetřit pořádnou bolest hlavy při první kontrole.

Pokud si nejste jisti, zda dokument ještě potřebujete, nechte ho. Skartovat můžete kdykoli. Obnovit dokument, který neexistuje, nedokážete nikdy.

Doporučujeme

Archiv na časopisy Herlitz Economy žlutý

Box z kartonu na odkládání časopisů. Šířka zad 7 cm. Větší balení 50 ks. Záda: 7 cm Barva: žlutá

34 Kč s DPH 28 Kč bez DPH

Na skladě

1+ ks

− +

Koupit

Archivní box Fellowes BANKERS BOX 80mm šedý/bílý

Základní prvek pro archivaci dokumentů formátu A4. Popisovatelný na zádech a stáří. Šířka zad 80 mm. Rozměry (Š × V × D) 80 × 260 × 325 mm. Dodáván v rozloženém stavu. Větší balení 20 ks. Barva šedá/ bílá. Rozměry v cm: 8x26x32,5 Barva: šedá/bílá

41 Kč s DPH 34 Kč bez DPH

Na skladě

5+ ks

− +

Koupit

Archiv na časopisy Herlitz Economy zelený

Box z kartonu na odkládání časopisů. Šířka zad 7 cm. Větší balení 50 ks. Záda: 7 cm Barva: zelená

34 Kč s DPH 28 Kč bez DPH

Na skladě

1+ ks

− +

Koupit

Akce

Archiv na časopisy Herlitz Montana černý

Box z kartonu pro odkládání časopisů v úpravě Montana-vlnitá lepenka. Rozměry 30,5x11,5x24,5 cm. Větší balení 50 ks. Záda: 11,5 cm Barva: černá

37 Kč 28 Kč s DPH 23 Kč bez DPH

Na skladě

100+ ks

− +

Koupit

Akce

Archivní box DONAU 120mm hnědý

Archivní box z třívrstvé lepenky s certifikátem FSC® (dřevo na její výrobu pochází z lesů, obhospodařovaných udržitelným způsobem), bez obsahu kyseliny (pH 7,5). Vhodný pro archivaci dokumentů do formátu A4 s otvorem pro snadnou manipulaci. Možnost archivovat i pořadač Donau. Předtisky pro popis na delší i kratší straně umožňuje skladování ve vodorovné i svislé poloze. Box je využitelný samostatně nebo v kombinaci s archivačními krabicemi. Gramáž 390g. Rozměry 297x120x339mm. Větší balení 20 ks. Záda: 120 mm Barva: hnědá

51 Kč 38 Kč s DPH 31 Kč bez DPH

Na skladě

10+ ks

− +

Koupit

Archivní box Fellowes BANKERS BOX 105mm šedý/bílý

Základní prvek pro archivaci dokumentů formátu A4. Box popisovatelný na zádech a stáří. Šířka zad 105 mm. Rozměry (Š × V × D) 105 × 260 × 325 mm. Dodáván v rozloženém stavu. Větší balení 20 ks. Barva šedá/ bílá. Rozměry v cm: 10,5x26x32,5 Barva: šedá/bílá

47 Kč s DPH 39 Kč bez DPH

Na skladě

10+ ks

− +

Koupit

Akce

Archivní krabice s odnímatelným víkem DONAU hnědá 545×363×317 mm

Archivní krabice z třívrstvé lepenky gramáže 490 gs certifikátem FSC® (dřevo na její výrobu pochází z lesů, obhospodařovaných udržitelným způsobem), bez obsahu kyseliny (pH 7,5). Vhodná pro ukládání a archivaci archivačních boxů. Rychle a snadno složitelná. Boční otvory pro přenášení, předtisk k popisu na bocích. Dodávána rozložená. Větší balení 5 ks. Rozměry: 545 × 363 × 317 mm. Kapacita: 6 archivních boxů o šířce zad 8 cm, 5 archivních boxů o šířce zad 10 cm, 4 archivní boxy o šířce zad 12 cm, 2 archivní boxy o šířce zad 15,5 cm + 1 archivní boxy se šířkou zad 20 cm + 1 archivní box se šířkou zad 10 cm. Nosnost do 13 kg. Barva: hnědá

197 Kč 146 Kč s DPH 121 Kč bez DPH

Na skladě

100+ ks

− +

Koupit

Stojan na časopisy A4 karton. žlutý

Stabilní skládací stojan - žlutý z třívrstvé lepenky pro archivaci časopisů, katalogů a pod. do formátu A4.

30 Kč s DPH 25 Kč bez DPH

Na skladě

100+ ks

− +

Koupit

Archiv na časopisy Herlitz Economy bílý matný

Box z kartonu na odkládání časopisů. Šířka zad 7 cm. Větší balení 50 ks. Záda: 7 cm Barva: bílá matná

32 Kč s DPH 26 Kč bez DPH

Na skladě

5+ ks

− +

Koupit

Akce

Archivní box DONAU 100mm modrý

Archivní box z třívrstvé lepenky s certifikátem FSC® (dřevo na její výrobu pochází z lesů, obhospodařovaných udržitelným způsobem), bez obsahu kyseliny (pH 7,5). Vhodný pro archivaci dokumentů do formátu A4 s otvorem pro snadnou manipulaci. Možnost archivovat i pořadač Donau. Předtisky pro popis na delší i kratší straně umožňuje skladování ve vodorovné i svislé poloze. Box je využitelný samostatně nebo v kombinaci s archivačními krabicemi. Gramáž 390g. Rozměry 297x100x339 mm. Větší balení 20 ks. Záda: 100 mm Barva: modrá

49 Kč 38 Kč s DPH 31 Kč bez DPH

Na skladě

1+ ks

− +

Koupit

Archivní krabice s odnímacím víkem Fellowes BANKERS BOX šedá/bílá 32,5x28x38,5 cm

Krabice s odnímatelným víkem a bočními výřezy pro uchycení. Mírně zvětšené víko umožňuje uskladnění dokumentů archivovaných v závěsných obalech. Kompatibilní s archivními boxy. Dodávána v rozloženém stavu naplocho. Větší balení 10 ks. Barva šedá/-bílá. Rozměry v cm: 32,5x28x38,5 Barva: šedá/bílá

209 Kč s DPH 173 Kč bez DPH

Na skladě

100+ ks

− +

Koupit

Akce

Archiv na časopisy DONAU 100mm modrý

Stabilní skládací stojan z třívrstvé lepenky s certifikátem FSC® (dřevo na její výrobu pochází z lesů, obhospodařovaných udržitelným způsobem), pro archivaci časopisů, katalogů a pod. do formátu A4. Šířka zad 100 mm, otvor pro snadnou manipulaci, předtisk k popisu. Je využitelný samostatně nebo v kombinaci s archivačními krabicemi. Větší balení 10 ks. Šířka zad: 100 mm Barva: modrá

29 Kč 22 Kč s DPH 18 Kč bez DPH

Na skladě

100+ ks

− +

Koupit

Akce

Archiv na časopisy DONAU 80mm modrý

Stabilní skládací stojan z třívrstvé lepenky s certifikátem FSC® (dřevo na její výrobu pochází z lesů, obhospodařovaných udržitelným způsobem), pro archivaci časopisů, katalogů a pod. do formátu A4. Šířka zad 80 mm, otvor pro snadnou manipulaci, předtisk k popisu. Je využitelný samostatně nebo v kombinaci s archivačními krabicemi. Větší balení 20 ks. Šířka zad: 80 mm Barva: modrá

27 Kč 20 Kč s DPH 17 Kč bez DPH

Na skladě

100+ ks

− +

Koupit

Akce

Archivní box DONAU 200mm hnědý

Archivní box z třívrstvé lepenky s certifikátem FSC® (dřevo na její výrobu pochází z lesů, obhospodařovaných udržitelným způsobem), bez obsahu kyseliny (pH 7,5). Vhodný pro archivaci dokumentů do formátu A4 s otvorem pro snadnou manipulaci. Možnost archivovat i pořadač Donau. Předtisky pro popis na delší i kratší straně umožňuje skladování ve vodorovné i svislé poloze. Box je využitelný samostatně nebo v kombinaci s archivačními krabicemi. Gramáž 390g. Větší balení 20 ks. Záda: 200 mm Barva: hnědá

93 Kč 70 Kč s DPH 58 Kč bez DPH

Na skladě

1+ ks

− +

Koupit

Archivní box A4/80 mm, karton, VICTORIA, přírodní

Archivní box z třívrstvého kartonu, vhodný pro ukládání dokumentů formátu A4. Možnost popisování. Rychlé a hospodárné archivování, v nesloženém stavu. Záda šířka: 8 cm. Otvor pro vytažení. Barva: přírodní.

25 Kč s DPH 21 Kč bez DPH

Na skladě

1+ ks

− +

Koupit

Akce

Archivní krabice s odnímatelným víkem DONAU modrá 545×363×317 mm

Archivní krabice z třívrstvé lepenky gramáže 490 gs certifikátem FSC® (dřevo na její výrobu pochází z lesů, obhospodařovaných udržitelným způsobem), bez obsahu kyseliny (pH 7,5). Vhodná pro ukládání a archivaci archivačních boxů. Rychle a snadno složitelná. Boční otvory pro přenášení, předtisk k popisu na bocích. Dodávána rozložená. Větší balení 5 ks. Rozměry: 545 × 363 × 317 mm. Kapacita: 6 archivních boxů o šířce zad 8 cm, 5 archivních boxů o šířce zad 10 cm, 4 archivní boxy o šířce zad 12 cm, 2 archivní boxy o šířce zad 15,5 cm + 1 archivní boxy se šířkou zad 20 cm + 1 archivní box se šířkou zad 10 cm. Nosnost do 13 kg. Barva: modrá

216 Kč 164 Kč s DPH 136 Kč bez DPH

Na skladě

1+ ks

− +

Koupit

Kde malé firmy reálně archivují

Většina malých firem nemá archivační systém. Má archivační chaos, který obvykle funguje. Faktury chodí e-mailem a zůstávají v inboxu. Smlouvy si každý ukládá jinak, někdo do Dropboxu, někdo přímo na plochu notebooku. Něco je vytištěno a založeno v šanonu, něco zůstalo na zařízení zaměstnance, který z firmy odešel před dvěma lety.

Dokud vše běží normálně, nikdo to neřeší. Problém přijde tehdy, kdy ho nejméně čekáte: daňová kontrola, spor se zákazníkem, nový účetní přebírající agendu. V těch chvílích zjistíte, zda byl váš systém skutečně systém, nebo jen série šťastných náhod.

zdroj: canva

Co skutečně funguje v malé firmě

Nepotřebujete drahý software ani IT specialistu. Potřebujete systém, který zvládne používat každý v týmu – včetně toho, kdo nastoupí za rok.

Základ máte pravděpodobně již dnes. Google Workspace nebo Microsoft 365, které většina malých firem platí pro e-mail a spolupráci, postačí jako solidní digitální archiv. Problém obvykle není úložiště, ale fakt, že každý si v něm ukládá věci po svém. Stačí se jednou dohodnout na společné logice: přijaté a vydané faktury rozdělené podle let, smlouvy na jednom místě, mzdové dokumenty odděleně. Musí se toho držet každý a nejen ten, kdo systém vymyslel.

Papír z kanceláří nezmizel a nezmizí. Smlouva s vlastnoručním podpisem má jinou váhu při sporu než PDF. Dokumenty s úředním razítkem některé instituce stále vyžadují v originále. Záložní tištěná kopie klíčové smlouvy vás může zachránit při výpadku systému nebo neočekávané ztrátě přístupu ke cloudu.

Dobrý návyk, který stojí za zavedení, je jednoduchý: každý fyzický dokument, který dostanete nebo podepíšete, ihned naskenujte a uložte digitálně. Originál jde do šanonu, kopie je okamžitě dohledatelná. Proto má skener nebo multifunkční tiskárna v malé firmě konkrétní každodenní hodnotu a není to technologický upgrade, je to pracovní nástroj.

Zálohování je kapitola, kterou většina firem odkládá, dokud ji nepotřebuje. Cloud je spolehlivý, nikoli však neomylný. Soubory lze omylem smazat, přístupy k účtům ztratit, služby mohou výpadnout. Externí disk v kanceláři aktualizovaný jednou měsíčně není elegantní řešení, ale je funkční. A jedna důležitá věc: zajistěte, aby k záloze měl přístup někdo jiný než jen majitel firmy.

Bezpečnost: kdo má přístup k vašim dokumentům

Archivace a bezpečnost jsou dvě strany téže mince  a na tu druhou malé firmy zapomínají mnohem častěji.

Začněte jednoduchou otázkou: kdo v týmu má přístup k čemu? V mnoha malých firmách sdílí všichni jedno heslo k firemní schránce nebo úložišti. Když někdo odejde a ne vždy to bývá v dobrém, zjistíte, že nemáte kontrolu nad tím, kdo stále vidí vaše faktury, smlouvy a mzdové podklady.

Řešení není komplikované. Cloudové nástroje, které již používáte, umožňují nastavit individuální přístupy pro každého člena týmu. Když zaměstnanec odejde, jeho přístup zrušíte za pět minut. Firemní dokumenty zůstanou tam, kde mají být.

Vyplatí se myslet i na GDPR. Pokud archivujete dokumenty s osobními údaji jako mzdové listy, smlouvy se zaměstnanci, fakturační údaje zákazníků, tak se vztahují na vás pravidla o tom, jak dlouho a jakým způsobem tyto údaje uchováváte. Základní princip: uchovávejte jen to, co skutečně potřebujete, jen tak dlouho, jak musíte, a s přístupem jen pro ty, kdo to opravdu potřebují.

Fyzická bezpečnost se podceňuje možná nejvíce. Šanon v otevřeném regálu u recepce, kam vejde každý zákazník či kurýr, není archiv. Dokumenty s citlivými údaji patří do uzamykatelného prostoru, ne proto, že byste někomu nevěřili, ale proto, že ne každý, kdo vstoupí do vaší kanceláře, je váš kolega. Totéž platí pro skartování: dokumenty s osobními údaji by měly končit ve skartovačce, ne v košíku u tiskárny.

Kdy váš systém přestává stačit

Většina firem neřeší archivaci, dokud nenarazí na konkrétní problém. Některé situace jsou ale jasným signálem, že něco nefunguje:

• Hledání konkrétního dokumentu trvá déle než pět minut.
• Odchod zaměstnance znamená, že některé soubory jednoduše zmizí.
• Nevíte, kde jsou faktury spřed tří let.
• Zálohu naposledy dělal někdo, kdo u vás dávno nepracuje.

Žádná z těchto situací není katastrofa, dokud se jí nestane. A to je přesně ten moment, kdy je pozdě je řešit.

Kde začít

Archivace nemusí být komplikovaná. Musí však fungovat i tehdy, když ji řešíte pod tlakem.

Nepotřebujete měnit vše najednou. Otevřete cloudové úložiště své firmy, dohodněte se v týmu na společné logice ukládání a začněte ji používat od dneška. Pokud to zvládnete konzistentně měsíc, máte systém. A až za rok přijde daňová kontrola a účetní, která věci spravovala, u vás dávno nepracuje, budete vědět, kde faktury jsou.

Článek má informativní charakter. Pro konkrétní právní a účetní povinnosti doporučujeme konzultaci s odborníkem.