Papír, cloud nebo chaos

Archivace dokumentů v malé firmě

Finanční úřad oznámí kontrolu. Účetní, která u vás pracovala několik let, odešla před dvěma měsíci. Faktury z roku 2019 jsou někde uloženy, možná v Gmailu, možná v šanonu, možná na jejím starém notebooku. Máte na to tři dny.

To není katastrofický scénář z filmu. Je to situace, do které se reálně dostávají firmy, které fungují dobře, ale nikdy neřešily, kde přesně jejich dokumenty končí.

Co říká zákon

Česká legislativa jasně stanoví, co musíte uchovávat a jak dlouho. Účetní doklady, mzdové dokumenty, smlouvy, podklady k DPH. Lhůty se liší podle typu dokumentu a pohybují se v řádu let, někdy i déle a mohou se měnit. Zákon o účetnictví (č. 563/1991 Sb.) a zákon o DPH (č. 235/2004 Sb.) jsou základními prameny; nejspolehlivěji je ověříte u svého účetního nebo právníka. Není to zbytečná byrokracie, ale rozhovor, který vám může ušetřit pořádnou bolest hlavy při první kontrole.

Pokud si nejste jisti, zda dokument ještě potřebujete, nechte ho. Skartovat můžete kdykoli. Obnovit dokument, který neexistuje, nedokážete nikdy.

Doporučujeme

Akce

Archiv na časopisy Herlitz Economy tmavě červený

Box z kartonu pro odkládání časopisů. Šířka zad 7 cm. Větší balení 50 ks. Záda: 7 cm Barva: tmavě červená.

32 Kč 24 Kč s DPH 20 Kč bez DPH

Na skladě

10+ ks

− +

Koupit

Stojan na časopisy A4 karton. oranžový

Stabilní skládací stojan - oranžový z třívrstvé lepenky pro archivaci časopisů, katalogů a pod. do formátu A4.

30 Kč s DPH 25 Kč bez DPH

Na skladě

10+ ks

− +

Koupit

Stojan na časopisy A4 karton. zelený

Stabilní skládací stojan - zelený z třívrstvé lepenky pro archivaci časopisů, katalogů a pod. do formátu A4.

30 Kč s DPH 25 Kč bez DPH

Na skladě

5+ ks

− +

Koupit

Stojan na časopisy A4 karton. červený

Stabilní skládací stojan - červený z třívrstvé lepenky pro archivaci časopisů, katalogů a pod. do formátu A4.

30 Kč s DPH 25 Kč bez DPH

Na skladě

1+ ks

− +

Koupit

Akce

Archiv na časopisy DONAU 100mm modrý

Stabilní skládací stojan z třívrstvé lepenky s certifikátem FSC® (dřevo na její výrobu pochází z lesů, obhospodařovaných udržitelným způsobem), pro archivaci časopisů, katalogů a pod. do formátu A4. Šířka zad 100 mm, otvor pro snadnou manipulaci, předtisk k popisu. Je využitelný samostatně nebo v kombinaci s archivačními krabicemi. Větší balení 10 ks. Šířka zad: 100 mm Barva: modrá

29 Kč 23 Kč s DPH 19 Kč bez DPH

Na skladě

10+ ks

− +

Koupit

Stojan na časopisy A4 karton. žlutý

Stabilní skládací stojan - žlutý z třívrstvé lepenky pro archivaci časopisů, katalogů a pod. do formátu A4.

30 Kč s DPH 25 Kč bez DPH

Na skladě

10+ ks

− +

Koupit

Akce

Archiv na časopisy Herlitz Economy žlutý

Box z kartonu na odkládání časopisů. Šířka zad 7 cm. Větší balení 50 ks. Záda: 7 cm Barva: žlutá

34 Kč 26 Kč s DPH 21 Kč bez DPH

Na skladě

1+ ks

− +

Koupit

Akce

Archiv na časopisy Herlitz Economy bílý matný

Box z kartonu na odkládání časopisů. Šířka zad 7 cm. Větší balení 50 ks. Záda: 7 cm Barva: bílá matná

32 Kč 24 Kč s DPH 20 Kč bez DPH

Na skladě

5+ ks

− +

Koupit

Akce

Archivní krabice s odnímatelným víkem DONAU hnědá 545×363×317 mm

Archivní krabice z třívrstvé lepenky gramáže 490 gs certifikátem FSC® (dřevo na její výrobu pochází z lesů, obhospodařovaných udržitelným způsobem), bez obsahu kyseliny (pH 7,5). Vhodná pro ukládání a archivaci archivačních boxů. Rychle a snadno složitelná. Boční otvory pro přenášení, předtisk k popisu na bocích. Dodávána rozložená. Větší balení 5 ks. Rozměry: 545 × 363 × 317 mm. Kapacita: 6 archivních boxů o šířce zad 8 cm, 5 archivních boxů o šířce zad 10 cm, 4 archivní boxy o šířce zad 12 cm, 2 archivní boxy o šířce zad 15,5 cm + 1 archivní boxy se šířkou zad 20 cm + 1 archivní box se šířkou zad 10 cm. Nosnost do 13 kg. Barva: hnědá

197 Kč 147 Kč s DPH 121 Kč bez DPH

Na skladě

10+ ks

− +

Koupit

Stojan na časopisy A4 karton. modrý

Stabilní skládací stojan - modrý z třívrstvé lepenky pro archivaci časopisů, katalogů a pod. do formátu A4.

30 Kč s DPH 25 Kč bez DPH

Na skladě

100+ ks

− +

Koupit

Archivní box, A4, 100 mm, karton, VICTORIA OFFICE, přírodní

z třívrstvého kartonu (označení: 321 B) vhodné pro ukládání dokumentů formátu A4 možnost popisování rychlé a hospodárné archivování v nesloženém stavu záda: 10 cm vytahovací otvor 260x100x320mm Značka: VICTORIA OFFICE Výrobce: Corwell Kft Adresa: 2120 Duna Web: https://victoriaoffice.eu/ Email: [email protected]

32 Kč s DPH 26 Kč bez DPH

Na skladě

5+ ks

− +

Koupit

Archivní box EMBA TYP I/50

Ekologický výrobek. Box z recyklovatelné speciálně impregnované lepenky odolné vůči atmosférické vlhkosti pro dlouhodobé uložení záznamů. Tři varianty postavení, kvalitní sítotisk. Vhodný v kombinaci se skupinovým boxem. Větší balení 25 ks. Rozměry (š xvxd) 50 x 330 x 260 mm.

67 Kč s DPH 55 Kč bez DPH

Na skladě

100+ ks

− +

Koupit

Akce

Archiv na časopisy Herlitz Economy zelený

Box z kartonu na odkládání časopisů. Šířka zad 7 cm. Větší balení 50 ks. Záda: 7 cm Barva: zelená

34 Kč 26 Kč s DPH 21 Kč bez DPH

Na skladě

5+ ks

− +

Koupit

Archivní box, A4, 80 mm, karton, VICTORIA OFFICE, bílý

z třívrstvého kartonu (označení: 321 B) vhodné pro ukládání dokumentů formátu A4 možnost popisování rychlé a hospodárné archivování v nesloženém stavu záda: 8 cm otvor pro vytažení v kartonu: 20 ks Značka: VICTORIA OFFICE Výrobce: Corwell Kft Adresa: 2120 Dunakes. https://victoriaoffice.eu/ Email: [email protected]

29 Kč s DPH 24 Kč bez DPH

Na skladě

1+ ks

− +

Koupit

Akce

Archivní krabice se sklápěcím víkem DONAU hnědá 560×370×315 mm

Archivní krabice z třívrstvé lepenky gramáže 450 gs certifikátem FSC® (dřevo na její výrobu pochází z lesů, obhospodařovaných udržitelným způsobem), bez obsahu kyseliny (pH 7,5). Vhodná pro ukládání a archivaci archivačních boxů. Rychle a snadno složitelná. Boční otvory pro přenášení, předtisk k popisu na bocích. Dodávána rozložená. Větší balení 5 ks. Rozměry: 560 × 370 × 315 mm. Kapacita: 6 archivních boxů o šířce zad 8 cm, 5 archivních boxů o šířce zad 10 cm, 4 archivní boxy o šířce zad 12 cm, 2 archivní boxy o šířce zad 15,5 cm + 1 archivní boxy se šířkou zad 20 cm + 1 archivní box se šířkou zad 10 cm. Barva: hnědá

209 Kč 159 Kč s DPH 131 Kč bez DPH

Na skladě

10+ ks

− +

Koupit

Akce

Archivní box EMBA TYP II/350 R: 110x350x260 mm

Krabice pro náročnou archivaci - jediný obal na českém trhu pro předání dokumentů se znakem „A“ do Státního archivu. Vyrobeno z hladké archivní lepenky. Rozměry (š xvxd) 110 x 350 x 260 mm.

142 Kč 109 Kč s DPH 90 Kč bez DPH

Na skladě

100+ ks

− +

Koupit

Kde malé firmy reálně archivují

Většina malých firem nemá archivační systém. Má archivační chaos, který obvykle funguje. Faktury chodí e-mailem a zůstávají v inboxu. Smlouvy si každý ukládá jinak, někdo do Dropboxu, někdo přímo na plochu notebooku. Něco je vytištěno a založeno v šanonu, něco zůstalo na zařízení zaměstnance, který z firmy odešel před dvěma lety.

Dokud vše běží normálně, nikdo to neřeší. Problém přijde tehdy, kdy ho nejméně čekáte: daňová kontrola, spor se zákazníkem, nový účetní přebírající agendu. V těch chvílích zjistíte, zda byl váš systém skutečně systém, nebo jen série šťastných náhod.

zdroj: canva

Co skutečně funguje v malé firmě

Nepotřebujete drahý software ani IT specialistu. Potřebujete systém, který zvládne používat každý v týmu – včetně toho, kdo nastoupí za rok.

Základ máte pravděpodobně již dnes. Google Workspace nebo Microsoft 365, které většina malých firem platí pro e-mail a spolupráci, postačí jako solidní digitální archiv. Problém obvykle není úložiště, ale fakt, že každý si v něm ukládá věci po svém. Stačí se jednou dohodnout na společné logice: přijaté a vydané faktury rozdělené podle let, smlouvy na jednom místě, mzdové dokumenty odděleně. Musí se toho držet každý a nejen ten, kdo systém vymyslel.

Papír z kanceláří nezmizel a nezmizí. Smlouva s vlastnoručním podpisem má jinou váhu při sporu než PDF. Dokumenty s úředním razítkem některé instituce stále vyžadují v originále. Záložní tištěná kopie klíčové smlouvy vás může zachránit při výpadku systému nebo neočekávané ztrátě přístupu ke cloudu.

Dobrý návyk, který stojí za zavedení, je jednoduchý: každý fyzický dokument, který dostanete nebo podepíšete, ihned naskenujte a uložte digitálně. Originál jde do šanonu, kopie je okamžitě dohledatelná. Proto má skener nebo multifunkční tiskárna v malé firmě konkrétní každodenní hodnotu a není to technologický upgrade, je to pracovní nástroj.

Zálohování je kapitola, kterou většina firem odkládá, dokud ji nepotřebuje. Cloud je spolehlivý, nikoli však neomylný. Soubory lze omylem smazat, přístupy k účtům ztratit, služby mohou výpadnout. Externí disk v kanceláři aktualizovaný jednou měsíčně není elegantní řešení, ale je funkční. A jedna důležitá věc: zajistěte, aby k záloze měl přístup někdo jiný než jen majitel firmy.

Bezpečnost: kdo má přístup k vašim dokumentům

Archivace a bezpečnost jsou dvě strany téže mince  a na tu druhou malé firmy zapomínají mnohem častěji.

Začněte jednoduchou otázkou: kdo v týmu má přístup k čemu? V mnoha malých firmách sdílí všichni jedno heslo k firemní schránce nebo úložišti. Když někdo odejde a ne vždy to bývá v dobrém, zjistíte, že nemáte kontrolu nad tím, kdo stále vidí vaše faktury, smlouvy a mzdové podklady.

Řešení není komplikované. Cloudové nástroje, které již používáte, umožňují nastavit individuální přístupy pro každého člena týmu. Když zaměstnanec odejde, jeho přístup zrušíte za pět minut. Firemní dokumenty zůstanou tam, kde mají být.

Vyplatí se myslet i na GDPR. Pokud archivujete dokumenty s osobními údaji jako mzdové listy, smlouvy se zaměstnanci, fakturační údaje zákazníků, tak se vztahují na vás pravidla o tom, jak dlouho a jakým způsobem tyto údaje uchováváte. Základní princip: uchovávejte jen to, co skutečně potřebujete, jen tak dlouho, jak musíte, a s přístupem jen pro ty, kdo to opravdu potřebují.

Fyzická bezpečnost se podceňuje možná nejvíce. Šanon v otevřeném regálu u recepce, kam vejde každý zákazník či kurýr, není archiv. Dokumenty s citlivými údaji patří do uzamykatelného prostoru, ne proto, že byste někomu nevěřili, ale proto, že ne každý, kdo vstoupí do vaší kanceláře, je váš kolega. Totéž platí pro skartování: dokumenty s osobními údaji by měly končit ve skartovačce, ne v košíku u tiskárny.

Kdy váš systém přestává stačit

Většina firem neřeší archivaci, dokud nenarazí na konkrétní problém. Některé situace jsou ale jasným signálem, že něco nefunguje:

• Hledání konkrétního dokumentu trvá déle než pět minut.
• Odchod zaměstnance znamená, že některé soubory jednoduše zmizí.
• Nevíte, kde jsou faktury spřed tří let.
• Zálohu naposledy dělal někdo, kdo u vás dávno nepracuje.

Žádná z těchto situací není katastrofa, dokud se jí nestane. A to je přesně ten moment, kdy je pozdě je řešit.

Kde začít

Archivace nemusí být komplikovaná. Musí však fungovat i tehdy, když ji řešíte pod tlakem.

Nepotřebujete měnit vše najednou. Otevřete cloudové úložiště své firmy, dohodněte se v týmu na společné logice ukládání a začněte ji používat od dneška. Pokud to zvládnete konzistentně měsíc, máte systém. A až za rok přijde daňová kontrola a účetní, která věci spravovala, u vás dávno nepracuje, budete vědět, kde faktury jsou.

Článek má informativní charakter. Pro konkrétní právní a účetní povinnosti doporučujeme konzultaci s odborníkem.