Kdy zvolit repasovanou tiskárnu?

Různá pracoviště, různé nároky

Představte si, že máte ve firmě dvě starší multifunkce a potřebujete přidat další dvě. Jedna bude tisknout dokumenty pro klienty, u kterých vám záleží na dobré barevné reprodukci, efektivním skenování a vysoké dostupnosti. Druhá skončí u účetnictví a většinu času přes ni půjdou faktury, smlouvy, formuláře a archivní kopie.

Můžete jednoduše koupit dva nové stroje. Ekonomicky to však nemusí být nejrozumnější řešení. Obě pracoviště totiž od tiskárny očekávají něco jiného. U hlavní firemní tiskárny můžete využít modernější skenovací workflow, lepší integraci s používanými systémy, aktuální bezpečnostní funkce nebo jednodušší správu. U stroje na rutinní administrativu možná většinu z toho nepotřebujete.

Právě zde vzniká třetí možnost mezi „vše nové“ a „vše použité“. Nové zařízení nasadíte tam, kde jeho konkrétní vlastnosti využijete. Na méně náročné pracoviště může dávat smysl profesionálně repasovaný stroj.

Takový smíšený park nebude automaticky nejlevnější ani nejlepší. Nutí vás však položit si užitečnější otázku. Ne „kterou novou tiskárnu koupíme?“, ale „co musí toto konkrétní pracoviště zvládnout?“.

Co znamená „repasovaná“?

Když začnete dívat nabídky repasovaných zařízení, narazíte na první problém: názvosloví.

Označení used , refurbished , reconditioned nebo remanufactured se nepoužívají všude stejně. Samotné slovo v nabídce vám proto ještě neřekne, co se se zařízením před dalším prodejem skutečně stalo.

Použitý stroj může být zařízení od předchozího majitele, které prodejce pouze zkontroloval, vyčistil a poslal dále. Při důkladnější obnově se zařízení rozebírá, čistí a kontroluje, podle potřeby dostává nové opotřebované komponenty a následně prochází funkčními testy. Rozsah takového procesu se však může lišit podle výrobce, renovátora, modelu i trhu.

V tomto článku proto pod profesionálně repasovaným zařízením rozumíme stroj s doložitelným procesem kontroly a obnovy. To zahrnuje, že prošlo funkčním testováním, jasně stanovenými záručními nebo servisními podmínkami a informacemi o tom, kdo bude zařízení během dalšího provozu podporovat.

U zařízení s interním úložištěm patří mezi důležité otázky i způsob odstranění dat předchozího uživatele.

Při výběru se tedy nevyplatí zůstat u označení „repasované“. Ptejte se, co konkrétní obnova zahrnovala, které díly se kontrolovaly nebo měnily, jaké podmínky dostanete při poruše a kdo bude zařízení servisovat.

Stroj nejasného původu po základním vyčištění a profesionálně obnovené zařízení se zdokumentovaným procesem a servisním zázemím představují dvě zcela odlišná rizika, i když je prodejce může označit podobným slovem.

Ilustrační obrázek vytvořený pomocí AI.

Když kombinujete nová a repasovaná zařízení

V jedné firmě tak mohou vedle sebe fungovat nové i repasované tiskárny. Novější zařízení nasadíte tam, kde využijete jeho funkce, delší perspektivu podpory nebo vyšší předvídatelnost provozu. Repasovaná multifunkce může sloužit na méně náročném pracovišti, kde potřebujete zejména spolehlivě tisknout, kopírovat a skenovat běžné dokumenty. Taková kombinace však dává smysl jen tehdy, pokud úsporu nevymaže složitější provoz.

Pokud začnete kombinovat velké množství značek, generací, ovladačů a způsobů správy, část úspory můžete utratit na komplikovanější podporu. Různorodé prostředí se hůře spravuje, aktualizuje a udržuje pod jednotnými bezpečnostními pravidly.

Pokud máte na výběr, kombinujte nové a repasované stroje tak, abyste zbytečně nezvyšovali počet platforem, které musí firma podporovat.

Nákupní cena je jen začátek

Repasovaný stroj může při nákupu stát podstatně méně než nový srovnatelný model. To ještě neznamená, že vás bude méně stát i během dalších let. Zde se vyplatí dívat na TCO, tedy celkové náklady vlastnictví.

Nemusíte kvůli tomu stavět komplikovaný finanční model. K pořizovací ceně si připočtěte toner a další spotřební materiál, servis, opotřebitelné díly a energii. Pokud na tiskárně závisí důležitý proces, patří do rovnice i cena případného výpadku.

U zařízení pořízeného formou pronájmu, spravované tiskové služby nebo jiného smluvního modelu může být namísto samotné nákupní ceny důležitější celková cena služby, zahrnutý servis, reakční doba při poruše a podmínky dodávky spotřebního materiálu.

U nového stroje bývá vstupní investice vyšší, ale první roky provozu mohou být předvídatelnější. U repasovaného zařízení můžete na začátku zaplatit méně, ale větší roli hraje jeho předchozí historie, kvalita obnovy a servisní podmínky.

Výrazný rozdíl v nákupní ceně se může rychle zmenšit, pokud zařízení potřebuje časté zásahy technika nebo drahé díly. Stejně však není důvod automaticky předpokládat vysoké servisní náklady jen proto, že stroj již absolvoval první životní cyklus.

Při repasu tedy nekupujete jen levnější hardware. Kupujete určitou kombinaci ceny, zbývající životnosti, podpory a rizika.

Počítadlo stran samo nestačí

U ojetého vozu se přirozeně díváte na počet najetých kilometrů. U kancelářské tiskárny plní podobnou orientační úlohu počet vytištěných stran. Jenže samotné počítadlo nestačí.

Sto tisíc stran může být značná část života malého kancelářského zařízení a zároveň relativně mírné využití robustnějšího stroje zkonstruovaného pro podstatně větší objemy. Bez kontextu vám číslo neřekne, zda je zařízení málo nebo hodně používáno.

Důležitý je i věk stroje, jeho historie, stav komponent, způsob předchozího provozu a to, které díly byly během obnovy zkontrolovány nebo vyměněny.

Proto nemá velký smysl hledat univerzální pravidlo typu „repasovanou tiskárnu kupujte pouze do určitého počtu stran“. Mnohem užitečnější je vědět, do jaké konstrukční třídy zařízení patří a v jakém stavu vstupuje do svého dalšího životního cyklu.

Při dobře zdokumentovaném repasu tedy nekupujete pouze stávající hardware. Kupujete také větší míru jistoty o jeho stavu.

Ilustrační obrázek vytvořený pomocí AI.

Mechanická životnost není všechno

Při starší multifunkci si možná nejprve položíte jednoduchou otázku: funguje? Dnes už to nestačí.

Moderní tiskárna není jen mechanismus, který nanáší toner na papír. Je to zařízení připojené k firemní síti.

Má firmware, administrační rozhraní, síťové protokoly, uživatelské účty, autentizaci a často i interní úložiště. Komunikuje s počítači, adresářovými službami, e-mailem, cloudovými službami či dokumentovými systémy.

Mechanicky tedy může mít před sebou ještě léta provozu, zatímco z pohledu IT už začíná být problémem.

Výrobce například nemusí pro starší model poskytovat stejnou úroveň aktualizací jako u aktuálních zařízení. Postupně se může komplikovat kompatibilita s novými operačními systémy, způsoby autentifikace, tiskovými standardy nebo centrální správou.

Mění se i samotné počítačové platformy a způsob, jakým pracují s tiskárnami a ovladači. Starší model proto nemusí ze dne na den přestat tisknout, ale u zařízení, které chcete používat dalších několik let, nestačí ověřit pouze jeho dnešní funkčnost.

Při repasu byste proto měli vědět i to, zda bude zařízení během plánovaného období rozumně použitelné ve vašem IT prostředí.

V některých případech může být právě delší perspektiva softwarové a bezpečnostní podpory důvodem, proč zvolit nový stroj namísto mechanicky zachovalého repasu.

Repasovaná tiskárna šetří materiál, ale co energie?

Environmentální výhoda repasu je nejzřetelnější u samotného hardwaru. Pro výrobu nového multifunkčního zařízení je třeba získat suroviny, vyrobit plasty, kovy a elektronické komponenty, zařízení sestavit a dopravit. Při profesionálním repasu část již vytvořené hodnoty zůstává v oběhu namísto toho, aby se celý funkční stroj nahradil novým.

Rozsah opětovného využití komponent se však mezi jednotlivými zařízeními a procesy obnovy může výrazně lišit. Údaje uváděné výrobcem nebo renovátorem je proto třeba vždy vztahovat ke konkrétnímu programu a modelu, nikoli k repasovaným tiskárnám obecně.

Podobně je třeba číst i údaje o uhlíkové stopě. Nižší environmentální zátěž při obnově a distribuci zařízení ještě automaticky neznamená nižší stopu během celého dalšího životního cyklu. Po nasazení do firmy totiž začne rozhodovat také spotřeba.

Novější zařízení může spotřebovat méně elektřiny, rychleji přecházet do úsporného režimu nebo efektivněji pracovat při konkrétním zatížení. Starší stroj však není automaticky energeticky nevýhodný. Záleží na modelu, nastavení, režimu používání i intenzitě tisku.

Při nízkém objemu tisku může mít větší váhu prodloužení života již vyrobeného hardwaru. Při intenzivním provozu může nabýt většího významu rozdílu v energetické účinnosti.

Bez údajů konkrétních modelů proto nemá smysl vyhlašovat repas nebo nový stroj za univerzálně ekologičtější možnost. Výhoda repasu je především v tom, že prodlužuje využití hardwaru, který již byl vyroben.

Co si prověřit před nákupem

U repasované tiskárny byste před rozhodnutím měli znát alespoň:

• přesný model a přibližný věk zařízení
• stav počítadla v kontextu konstrukční třídy stroje
• rozsah provedené kontroly a obnovy
• informace o vyměněných nebo zkontrolovaných opotřebitelných dílech
• podmínky záruky nebo servisního zabezpečení
• dostupnost spotřebního materiálu a náhradních dílů
• aktuálnost firmwaru a perspektivu další softwarové podpory
• způsob odstranění dat předchozího uživatele, pokud zařízení obsahuje interní úložiště
• kompatibilitu s vašimi operačními systémy, autentifikací a způsobem správy
• předpokládané provozní náklady při vašem reálném objemu tisku

Pokud prodejce neumí na základní otázky o stavu, původu a servisu zařízení odpovědět, nízká cena sama o sobě není dostatečným argumentem pro jeho nákup.

Nové tam, kde jeho výhod využijete

Při rozhodování nezačínejte katalogem tiskáren. Nejprve si rozdělte pracoviště podle toho, co od nich opravdu potřebujete.

Kde je důležitá vysoká dostupnost? Kde využijete aktuální bezpečnostní funkce, moderní workflow nebo kvalitní barevný výstup? Kde očekáváte dlouhé období dalšího provozu? A kde ve skutečnosti potřebujete hlavně spolehlivě tisknout, kopírovat a skenovat běžné dokumenty?

Teprve potom má význam řešit konkrétní hardware.

Profesionální repasovaná multifunkce může být racionálním způsobem, jak rozšířit tiskový park, aniž byste na každém pracovišti vázali stejný kapitál. Potřebujete však přiměřenou zbývající životnost, dostupný servis, rozumné provozní náklady a perspektivu softwarové a bezpečnostní podpory.

Nový stroj má větší smysl tam, kde jeho novější schopnosti opravdu využijete nebo kde je pro vás vyšší předvídatelnost provozu hodná vyšší vstupní ceny.

Největší úspora tak nemusí vzniknout tím, že naleznete levnější tiskárnu. Může vzniknout už tím, že přestanete kupovat stejnou třídu zařízení na místa, která ji nepotřebují.

Poznámka redakce: Úvodní ilustrační obrázek byl vytvořen pomocí AI.