Jak snížit množství papírového odpadu na pracovišti

Peníze nerostou na stromech, ale papír vyrobený ze stromů stojí peníze. I když recyklace papíru je krokem správným směrem, pro hospodářský výsledek podniku je mnohem lepší, pokud se papír v první řadě nepoužil k tisku nebo byl použit úsporně. Ve skutečnosti podniky vynakládají mnoho prostředků na tištěné formuláře, z nichž většina ztrácí na aktuálnosti do tří měsíců. Namísto jednoduchého nakládání s papírovým odpadem pomocí recyklace je čas šetřit stromy a peníze snížením papírového odpadu pomocí bezpapírového kancelářského softwaru. Záměrně jsme použili „snížením“ neboť papír a tisk jsou v některých případech nezbytná dvojice.

zdroj: pixabay

Strategie na snížení papírového odpadu ve společnosti

Snižování papírového odpadu je úsilí, které zahrnuje každého v organizaci. Zde je několik strategií, které může každý v organizaci použít k zabránění plýtvání papírem na pracovišti.

Používejte software pro monitorování tiskáren

Několik různých typů bezpapírových kancelářských softwarových produktů monitoruje, kdo, kolik a kdy tiskne. Tyto metriky mohou společnosti pomoci při strategických rozhodnutích o tom, kde je potřebný tisk a kde může organizace omezit.

Vytvořte firemní kulturu elektronické komunikace

Tištěné formuláře jsou stále méně praktické, zejména při práci na dálku a globálních týmech. Investujte do funkcí, jako jsou elektronické podpisy, chatovací platformy, recenze digitálního obsahu a cloudový úložný prostor pro obsah, jako je OneDrive nebo Sharepoint.

Digitalizace stávajícího obsahu

Digitalizace položek fyzického obsahu je skvělý způsob, jak zabránit vytváření dalších kopií a tisku většího množství papíru. Můžete skenovat obrázky, faxy, fotografie a formuláře.

Bonus: snáze se najdou a sdílejí, když jsou elektronické

Dělejte si poznámky elektronicky

Elektronické psaní poznámek a používání řešení, jako jsou OneNote nebo Evernote, je skvělý způsob, jak snížit papírový odpad a zároveň zlepšit vyhledávání poznámek pro budoucí projekty. 

Investujte do systému správy dokumentů

Software pro správu dokumentů funguje jak pro elektronické dokumenty, tak pro skenování stávajících dokumentů. Tím se zabrání potřebě dalších kopií a usnadní se spolupráce na dokumentech. 

Jak podniky profitují ze snížení papírového odpadu 

Podniky, které investují do bezpapírového kancelářského softwaru, získávají několik výhod v rámci celé společnosti. Snížení množství papírového odpadu je environmentálním úspěchem a 92 % spotřebitelů důvěřuje značkám zodpovědným k životnímu prostředí.

Například používání menšího množství papíru vede k okamžitým úsporám nákladů. Náklady na papír, tiskárny, inkoust, poštovné a skladování se mohou sčítat. Tiskové návyky průměrného zaměstnance stojí společnost určité množství finančních prostředků ročně na zaměstnance. Snížení spotřeby papíru také šetří prostor. Přechodem na digitální úložiště mohou podniky uvolnit fyzický úložný prostor, čímž se sníží potřeba kartoték nebo skladování mimo pracoviště.

Zvýšená bezpečnost je další velkou výhodou odklonu od nadměrného množství tištěného papíru. Digitální dokumenty mohou být šifrovány a chráněny hesly. Přístup k dokumentům může být omezen pouze na oprávněný personál. To poskytuje úroveň zabezpečení, které je obtížné dosáhnout s fyzickými papíry.

Digitální dokumentace je bezpečnější proti napadení hackery, ale je také bezpečnější proti fyzickému nebezpečí. Při správném zálohování je minimalizováno riziko ztráty dokumentů v důsledku požárů, povodní nebo jiných katastrof.

Další výhody

Jednodušší spolupráce a přístup

Digitální dokumenty se snáze sdílejí a spolupracují, zejména pomocí nástrojů, které umožňují úpravy a komentování v reálném čase. To podporuje organizaci práce na dálku a zajišťuje, že kritické informace jsou vždy po ruce.

Lepší služby zákazníkům

Snadný přístup k digitálním záznamům může vést k rychlejší době odezvy na dotazy nebo problémy zákazníků. 

Jednodušší dodržování souladu a auditování

Bezpapírová kancelářská softwarová řešení často obsahují funkce, které umožňují snadné sledování změn dokumentů, historie přístupu a tvorby verzí.

Škálovatelnost

Digitální řešení lze snadněji škálovat s vaší firmou a přizpůsobit se větším objemům údajů bez úměrného zvětšení fyzického prostoru nebo manuálního úsilí.

Jaké jsou hlavní funkce, které je třeba hledat v bezpapírovém kancelářském softwaru?

Když uvažujete o bezpapírovém kancelářském softwaru, hledejte produkt s funkcemi automatizace. Tyto funkce často zahrnují možnosti pojmenování, řazení a dávkování. Budete také chtít software s funkcemi optického rozpoznávání znaků (OCR), který umožňuje zadávání údajů a úpravu dokumentů.

Jaké jsou některé právní aspekty a aspekty souladu s bezpapírovým softwarem?

Bezpečnost je vždy na prvním místě v právních otázkách. Ujistěte se, že bezpapírový kancelářský software má funkce ověřování pro lepší ochranu dat. Bezpapírový software může také poskytovat zjednodušené zprávy pro audity shody a pomoci vám sledovat všechny incidenty, které možná budete muset nahlásit.

Má bezpapírový kancelářský software mobilní aplikaci?

Mnohé bezpapírové kancelářské softwarové produkty obsahují aplikace. Aplikace vám pomáhají přistupovat k informacím, když jste na cestách, rychle podepisovat dokumenty a komunikovat rychleji, než kdybyste museli svému týmu předat vytištěné pakety.

Jsou samozřejmě situace, kdy má papírová verze dokumentu význam. Pro snížení nákladů na papír a zredukování objemu papíru na tisk je výhodné používat funkci oboustranného tisku.

zdroj: PrinterLogic